Организация и структура дипломатических органов античного Рима отражает особенности его политического строя. Если в Греции классического периода, с ее развитой дипломатией, значительную роль во внешней политике играли Народные собрания, т. е. собрания граждан, стоявших вне и выше рабов, не имевших гражданских прав, то в Риме классического периода политическим руководителем внешней политики являлся орган римской рабовладельческой знати — Сенат.
Посольства в Риме назывались легациями (legationes), а послы — легатами (legati), ораторами (oratores) и жезлоносцами (caduceatores). В древнейший (царский) период римской истории право посылать посольства принадлежало царю, а послами были фециалы. При Республике это право перешло к Сенату. Права Народного собрания (комиций) в Риме были более ограничены, чем в Греции. Внешняя политика, прием и отправление посольств подлежали ведению Сената. Посольские функции считались очень важными и предполагали высокие качества людей, на которых они возлагались. Вследствие этого назначение личного состава посольской миссии в Риме было очень сложным делом. Вопрос обсуждался в Сенате, и всякий раз по этому поводу издавалось специальное сенатское постановление (senatus consultum). «Слышал ли кто-либо, чтобы когда-нибудь в Риме послы избирались без сенатского постановления?» — спрашивает Цицерон в одной из своих речей.
Сенатус-консультум устанавливал только нормы или принципы, на основании которых должно было быть построено посольство. Посол при всех условиях должен был поступать в соответствии с «достоинством и пользой римского народа». Самый же выбор послов предоставлялся председательствующему в Сенате — консулу или претору. Иногда послов выбирали по жребию. Никто не имел права отказываться от посольства. Послы обычно избирались из сенаторского сословия (нобилей).
Римские посольства никогда не состояли из одного человека. Это противоречило бы духу римского права республиканской эпохи. Делегации состояли из двух, трех, четырех, пяти и даже десяти человек. Но их обычный состав — три человека. Все посольства имели председателя, или главу посольства (princeps legationis). Эта роль принадлежала сенатору высшего ранга. Личность посла была защищена обычаем и законом.
Внешним отличием послов служил золотой перстень, дававший право на бесплатный проезд и получение в пути всего необходимого. Для усиления престижа послов их иногда сопровождали военные суда (квинкверемы). На содержание посольских делегаций отпускались дорожные деньги (viaticum) и все необходимые принадлежности — серебряная посуда, одежда, белье, походная постель. Кроме того, к послу прикреплялся целый штат прислуги (свободные и рабы): секретари, переводчики, булочники, кондитеры, мясники и другие слуги.