на обложке официального путеводителя / каталога выставки; на странице «Благодарность спонсорам»; на всех информационных и рекламных материалах выставки; на плане выставки;
на баннере, в месте проведения торжественного открытия выставки. Рекламные мероприятия:
упоминание спонсора и размещение логотипа спонсора на протяжении всей PR-кампании;
размещение баннера спонсора со ссылкой на сайте выставки; объявление о спонсоре в пресс-релизе;
вложение рекламных материалов спонсора в информационные пакеты для прессы.
В соответствии с условиями спонсорского договора в течение 10 дней после закрытия международной выставки элитной ПЭТ-упаковки ООО «БизнесУпак» получило от организатора этого мероприятия финансовый отчет об использовании средств официального спонсора, включающий в себя пакет документов, подтверждающих расходы на спонсорскую рекламу:
– сертификат, подтверждающий статус официального спонсора;
– краткую информацию о прошедшей выставке;
– подборку публикаций о прошедшей выставке в газетах и журналах;
– текст выступления генерального директора ООО «БизнесУпак» на открытии выставки;
– текст тематического доклада коммерческого директора ООО «БизнесУпак» на выставке;
– план-схема размещения стендов участников выставки с указанием стенда ООО «БизнесУпак»;
– образцы пригласительных билетов и прочая полиграфическая продукция с рекламой официального спонсора, распространявшаяся во время выставки;
– экземпляр официального каталога выставки;
– предварительные и итоговые пресс-релизы с упоминанием об официальном спонсоре и об итогах его работы на выставке;
– информационные и рекламные материалы выставки, содержащие информацию об официальном спонсоре и его продукции;
– фотографии VIP-персон на фоне стендов официального спонсора;
– фото– и видеоотчет о выставке, подтверждающие размещение рекламного баннера, рекламной растяжки и стенда официального спонсора на выставке.
Факт возмездной спонсорской помощи должен быть подтвержден актом сдачи-приемки оказанных рекламных услуг, составленным в произвольной форме в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. В письме УФНС России по г. Москве от 30.10.2006 № 20–12/95217 обращено особое внимание на наличие акта выполненных работ (оказанных услуг) по проведению спонсорской рекламы.
Расходы на спонсорскую рекламу необходимо подтвердить финансовым отчетом организатора мероприятия об использовании средств спонсора, включающем в себя весь необходимый пакет документов (см. Пример).
Кроме того, в качестве документального подтверждения спонсорского вклада необходимы также такие первичные документы, как товарная накладная (форма № ТОРГ-12) (в случае передачи спонсируемому товаров), расчетно-платежные документы – платежные поручения и банковские выписки (при перечислении денежных средств), внутренние локальные и организационно-распорядительные документы, п одтв ержда ю щи е принятие решения о спонсировании соответствующего мероприятия (утвержденный рекламный бюджет, решение руководителя соответствующего уровня о спонсировании конкретного мероприятия, оформленное в общеустановленном порядке и др.).