– подавать в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (форма № 2-НДФЛ, утвержденная ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@).
Напомним, что Федеральным законом от 26.11.2008 № 224-ФЗ «О внесении изменений в часть первую, часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» внесены изменения в ст. 228 НК РФ, в соответствии с которыми с I января 2009 г. обязанность по исчислению и уплате налога по доходам, полученным в натуральной форме (в том числе в виде подарка), лежит на физических лицах только в случае получения такого дохода от другого физического лица (подп. 7 п. 1 ст. 228 НК РФ).
В 2008 г. при получении доходов в порядке дарения налог на доходы физических лиц должны были уплачивать сами физические лица (подп. 7 п. 1 ст. 228 НК РФ в редакции, действовавшей в 2008 г.), а организации-дарители налоговыми агентами не являлись (письмо Минфина России от 11.11.2008 № 03-04-05-01/418).
Если же удержать налог на доходы физических лиц невозможно, как это чаще всего и бывает, поскольку выдаются неденежные призы и подарки, организация в течение месяца должна сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог и о сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого нужно направить в налоговую инспекцию заполненную справку (форма № 2-НДФЛ) в отношении данного физического лица и по итогам налогового периода в порядке, установленном п. 2 ст. 230 НК РФ (письмо Минфина России от 29.10.2008 № 3-5-04/652@). Отметим, что представление сведений в налоговый орган о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму налога не освобождает налогового агента от обязанности представлять сведения по форме № 2-НДФЛ. Налогоплательщик в этом случае согласно подп. 4 п. 1, п. 2 и 3 ст. 228 НК РФ подает декларацию в налоговый орган по месту жительства и самостоятельно уплачивает налог (письмо Минфина России от 28.04.2009 № 03-04-05-01/255).
Если стоимость подарка, выигрыша составляет менее 4000 руб., то справку (форма № 2-НДФЛ) на физических лиц – получателей дохода подавать в налоговую не нужно. Соответственно, при раздаче рекламно-сувенирной продукции не нужно спрашивать у физических лиц – получателей фамилию, имя, отчество, паспортные данные (письмо Минфина России от 06.04.2009 № 03-04-06-01/79).
9.2. Корпоративный стандарт «Кодекс деловой этики» и рекламные подарки
Важность правильного документального подтверждения операций по распространению рекламно-сувенирной продукции и подарков в целях снижения налоговых рисков по налогу на прибыль, налогу на добавленную стоимость и налогу на доходы физических лиц нельзя недооценивать (п.1 ст. 252 НК РФ).