Помимо первичных учетных документов, нужны также и локальные нормативные акты компании (маркетинговая политика компании, приказы на проведение конкретных рекламных мероприятий и промоакций), к которым (применительно к распространению рекламной продукции и подарков) относится еще и такой актуальный документ, как корпоративный стандарт «Кодекс деловой этики компании». Например:
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГРЕЙС»
(ООО «ГРЕЙС»)
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор ООО «Грейс»
Красин __________М.Ю.Красин
11.01.2009
СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ
Система менеджмента качества
СТП СМК 7-001-2009
КОДЕКС ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ
Введен в действие
приказом по ООО «Грейс» от 11.01.2009 № 1,
соответствует требованиям стандарта МС ISO 9001:2000
Общие положения
Кодекс деловой этики ООО «Грейс» (далее – Компания) исходит из того, что долговременные деловые отношения, основанные на доверии, взаимном уважении и взаимной выгоде, играют ключевую роль в достижении успеха Компании.
Отношения, при которых нарушается закон и принципы деловой этики, вредят репутации Компании и честному имени ее работников, и не могут обеспечить устойчивое долговременное развитие Компании. Такого рода отношения не могут быть приемлемы в практике работы Компании.
Под термином «работник» в настоящем Стандарте понимаются штатные работники с полной или частичной занятостью, независимо от их должности в Компании. На тех, кто работает в Компании по гражданско-правовому договору, в том числе прикомандирован от учредителей, настоящий Стандарт может распространяться путем включения специальной оговорки в договорах, оформляющих отношения с такими физическими лицами.
Работникам, представляя интересы Компании или действуя от ее имени, важно понимать границы допустимого поведения при обмене деловыми подарками и оказании делового гостеприимства.
При употреблении в настоящем Стандарте терминов, описывающих гостеприимство – «представительские мероприятия», «деловое гостеприимство», «корпоративное гостеприимство» все положения данного Стандарта применимы к ним одинаковым образом.
Цели и намерения
Данный Стандарт преследует следующие цели:
– обеспечить единообразное понимание роли и места деловых подарков, корпоративного гостеприимства, представительских мероприятий в деловой практике Компании;
– определить единые для всех работников Компании требования к дарению и принятию деловых подарков, к организации и участию в представительских мероприятиях;
– минимизировать риски, связанные с возможным злоупотреблением в области подарков, представительских мероприятий. Наиболее серьезными из таких рисков являются опасность подкупа и взяточничества, несправедливость по отношению к контрагентам, протекционизм внутри Компании.