Второе. Составляй четкий план или перечень обсуждаемых вопросов. Предварительно поставь в известность всех участников совещания, о чем будет идти речь, особенно если к совещанию необходимо представить определенную информацию. Пусть все понимают смысл подобного сбора и выполняют работу профессионально. Зачем ставить людей в неловкое положение только потому, что ты что-то забыл. И тебе не придется тратить время в процессе беседы на ожидание и поиски нужной информации. Готовь все заранее. Если есть возможность, то определи лиц, которые станут отвечать за определенную часть подобного совещания. Зачем все делать самому, когда можно делегировать полномочия.
Третье. Если вопросы и ответы касаются нескольких сторон, то запланируй время на прения. Обязательно предупреди участников об этом заранее. И не оставляй возможности использовать большее количество времени. Можно говорить только по существу. Забудь о полемике. Если ты понимаешь, что поставленный вопрос можно решить и в рабочем порядке, то скажи об этом. Береги время других. Им некоторая информация может быть не только неинтересна, но и бесполезна. Пусть лучше займутся более важным делом – выполнением непосредственных производственных задач.
Теперь о собеседовании. Чтобы не тратить время на разговор, обязательно требуй представления предварительной информации. На этом этапе отсеется все то, что не интересует, не подходит и не соответствует требованиям. После получения предварительной информации сформируй папку, в которую войдут запланированные контакты. Назначь встречи на строго определенное время. Если это встречи с соискателями на определенное должностное место, то все те, кто придут на собеседование не вовремя, – клиенты на выбывание. Зачем тратить свое рабочее время на тех, кто не ценит твое время, не готов серьезно и ответственно подойти к вопросу собственного трудоустройства?
Следующий этап. Перед тем как встретиться с собеседником, обязательно подготовь список вопросов, ответы на которые позволят получить информацию и принять взвешенное решение насчет дальнейших совместных действий. Задай все вопросы и, если все равно необходимо время для анализа полученной информации, не держи человека, особенно если окончательное решение по данному вопросу принимаешь не ты, а кто-то другой. Договорись о следующей встрече. Назначь время и место или договорись о телефонном контакте. Максимальный срок, на который ты можешь отложить завершение общения по данному делу, – неделя. Какой смысл держать человека в неведении дольше и тянуть время в собственном деле? Выполняй все данные обещания, даже если ты отказываешь. Сам знаешь, насколько дискомфортна неизвестность. Как только решение принято по конкретному человеку или его делу, тут же сообщай! Некоторые собеседования занимают время гораздо большее, когда требуются определенные согласования по каким-либо вопросам. Это происходит чаще всего тогда, когда подбирается кандидатура на замещение высоких должностей. И в этом случае отсутствует необходимость тратить время на ожидание. Проводи необходимые согласования и оповещай соискателя об окончательном решении. Уважай и цени время каждого. Во время серьезных собеседований, когда тебе необходимо принять ответственное решение по поводу назначения кандидата на высокий должностной пост, следует воспользоваться максимально дозволенным количеством времени. Главное – использовать время эффективно. Эффективность может выразиться в том, что ты проведешь определенные тесты. Вероятно, понадобится провести определенное обучение, во время которого ты, возможно, увидишь своего кандидата в имитации реального рабочего процесса. И тогда станет ясно, как он проявит себя в профессиональной деятельности и во взаимодействии с коллективом. Можешь использовать проверочное время под названием «Испытательный срок». Главное – обговорить заранее с соискателем временные границы. Твоя задача – внимательно отслеживать все процессы, которые происходят во время предложенного срока с кандидатом на должность. Как кандидат использует рабочее время? Насколько эффективно? Как выстраивается его рабочий день? Насколько решение поставленных задач укладывается в поставленные сроки? На все эти вопросы, список которых ты можешь продолжить в зависимости от того, что требуется уточнить в процессе испытательного срока, тебе необходимо получить ответы. И если ответы соответствуют требованиям, то можешь быть уверен: ты эффективно использовал время и получил достойного сотрудника. Если ты понял, что такой сотрудник тебе точно не нужен, ты также использовал отведенное время эффективно. Возможно, что ты даже сократил время испытательного срока и решение не оставлять данного кандидата принято гораздо раньше. Ты сэкономил массу времени.