Равенство оборотов по дебету и кредиту в целом за отчетный период обусловлено тем, что каждая операция обязательно записывается (в одной и той же сумме) в дебет одного и в кредит другого счета.
В бухгалтерском учете существуют четыре вида операций и соответственно столько же видов проводок (двойных записей), имеющих различный экономический смысл:
1) если предприятие (юридическое лицо) приобретает, т. е. получает в собственность безвозмездно или заимообразно товарно-материальные ценности (ТМЦ) или денежные средства, то его пассив (источник собственности в распоряжении предприятия) должен увеличиться, так как в обороте предприятия становится больше капитала (своего или чужого, заемного). Одновременно должен увеличиться и актив (реальная форма собственности) на ту же сумму: ведь полученные ценности поступают на склад или – если это деньги – на расчетный счет. Имущество тем самым реально увеличивается. Делается запись на сумму поступления: дебет активного счета – кредит пассивного счета (то и другое означает увеличение);
2) если предприятие отдает какую-то часть собственности, находящейся в его распоряжении (уплачивает налог, погашает долг), то пассив должен уменьшиться и соответственно должен уменьшиться актив. Делается другая запись: дебет пассивного счета – кредит активного счета (то и другое означает уменьшение);
3) если предприятие оплачивает приобретенные материалы, то в результате купли-продажи его собственность не подвергается какому-либо изменению. Поэтому итоги актива и пассива остаются без изменений. Просто на одном активном счете что-то прибавляется (например, на счете материалов), а на другом – убавляется (например, на расчетном счете в банке). Запись имеет вид: дебет активного счета – кредит активного счета (увеличение и уменьшение в активе баланса, уравновешивающие друг друга);
4) если предприятие начислило сумму к погашению долгосрочного кредита, которую предстоит уплатить, то в пассиве происходят перемещения: долгосрочных обязательств остается меньше, а кредиторской задолженности становится больше. Итог пассива остается без изменений, а актив не затрагивается вообще. Делается запись: дебет пассивного счета – кредит пассивного счета (уменьшение и увеличение в пассиве баланса, уравновешивающие друг друга).
Изменение имущественного состояния предприятия происходит только в результате операций первого и второго типов: если имущество (и актив, и пассив одновременно) увеличивается или уменьшается. Операции третьего и четвертого типа влекут за собой лишь структурные изменения внутри активов или внутри пассивов. Итог баланса (валюта) не изменяется.