Первым делом предложите слушателям задавать вам вопросы только тогда, когда вы сами будете к этому готовы. Обычно это происходит после выступления. Вопросы, заданные во время вашего доклада, могут сбить вас с мысли. Попросите слушателей, задавая вопросы, подниматься с места, представляться и называть свою должность. После чего громко и отчетливо повторите заданный вам вопрос – это поможет вам сосредоточиться и подготовить ответ.
Случается, что слушатели, задавая вопрос, пускаются в пространные рассуждения, постепенно уходя от его темы. В таком случае вы должны вежливо перебить говорящего и спросить: «Извините, так в чем заключается ваш вопрос?»
Иногда могут прозвучать такие вопросы, найти ответы на которые без подготовки бывает затруднительно. В таких случаях следует признать факт, что вы не готовы сейчас же ответить на поставленный вопрос, но если слушатель даст вам немного времени, после совещания вы в состоянии все обсудить.
Вопросы бывают не только затруднительными, но и провокационными. Если кто-то из присутствующих на совещании задает подобный вопрос, лучше оставьте его без ответа, отметив при этом, что совещание – не место для конфронтации и выяснения отношений.
Можно использовать и другой вариант. Отложить обсуждение спорных моментов, предложив встретиться после совещания и все обсудить. Иногда прибегают к еще одной хитрости. Можно произнести фразу типа: «Я вижу, что мое высказывание на эту тему вызвало у вас неоднозначную реакцию. В связи с этим позвольте, я более детально остановлюсь на данной проблеме».
Бывает, что кто-то забрасывает выступающего вопросами, не давая другим присутствующим задать свои. В этой ситуации вежливо попросите активного слушателя дать возможность высказаться остальным. А чересчур рьяному назначьте дополнительную встречу, чтобы подробно и спокойно обсудить все возникшие у него вопросы.
В завершение собрания объявите о том, что оно окончено. Если на мероприятии присутствуют и владелец компании, и ее управляющий, то эта миссия возлагается на кого-то из них. Если же приглашены только рядовые сотрудники для обсуждения текущих рабочих вопросов, то завершает совещание тот, кто его созывал.
Закрывают совещание, как правило, словами: «Хочу подвести итоги сегодняшнего совещания. Мы обсудили следующие вопросы…» или «В результате совещания мы пришли к выводу, что дальнейшая стратегия наших действий будет такова…» Затем повторяют принятое решение или достигнутое соглашение, напоминают лицам, ответственным за исполнение тех или иных поручений, что им необходимо сделать, а также благодарят всех присутствующих и тех, кто помогал в организации мероприятия.