♠ У архивирования всей электронной почты есть юридические аспекты. Выясните правила хранения почты, принятые в вашей фирме.
Почта, которую я сохраняю, распределяется по двум папкам: Сохраненные и Финансы. Все финансовые документы я сохраняю во второй папке, а остальные письма — в первой. Раньше у меня была тысяча папок на все случаи жизни. Оказалось, что прокрутка их списка отнимает больше времени, чем заслуживают письма в них. Теперь, если мне нужно старое письмо, оно находится либо в папке Сохраненные, либо в папке Финансы.
Ответ и удаление
Если письмо требует ответа, на него следует отвечать немедленно, чтобы не заставлять человека ждать.
Проблема в том, что иногда ответ на письмо требует много времени, которого у меня в данный момент нет. В таком случае, чтобы письмо не потерялось, я переношу его туда, где веду список текущих дел. После этого я могу удалить письмо из папки Входящие.
Например, я обычно отвечаю отправителю: «Я занес Ваше письмо в список дел и отправлю Вам более полный ответ до [дата]». Затем я пересылаю письмо в нашу систему регистрации клиентских запросов.
Система наподобие RT от Best Practical (http://bestpractical.com) позволяет вам сделать это за один шаг. Просто перешлите все письмо (включая вложенные файлы) отправителю, а копию отправьте по адресу системы, которая зарегистрирует новый клиентский запрос. В начало письма добавьте примерно такой текст: «Здравствуйте! Я получил Ваше письмо. Я отвечу Вам до [дата]».
Папка «Перья»
Кроме папок Сохраненные и Финансы, у меня есть папка Перья.
Если кто-то меня похвалил, то это очередное «перо мне на шляпу». Поэтому все благодарственные или хвалебные письма я сохраняю в этой папке. Если мой день не задался, я перечитываю эти письма, чтобы поднять себе настроение.
А еще эта папка помогает мне писать годовой отчет.
И порядок.
Иногда удобнее записать запрос в органайзер и отправить человеку письмо с обещанием ответить позже.
Как бы то ни было, письмо обработано, и больше его не нужно хранить.
(Если у вас нет системы регистрации запросов, я настоятельно рекомендую вам присвоить наивысший приоритет задаче по ее установке. Некоторые очень хорошие системы, включая вышеупомянутую RT, распространяются бесплатно.)
Раньше я полагал, что отвечать на каждое электронное письмо приходится из вежливости. Я сказал «вежливость»? Я думал, это моя обязанность! Теперь я отвечаю на очень небольшой процент писем. Если кто-то присылает мне анекдот, я не отвечаю: «Спасибо, это смешно». Тем более, я не отвечаю: «Черт возьми, я выхожу в Интернет с 1987 года и читал эту шутку миллион раз». Я просто удаляю письмо и перехожу к следующему.