Правила вежливости требуют, чтобы автор письма сообщил о нем адресату по телефону, возможно объясняя причину представления более подробно.
3. Часто для автора письма удобнее всего послать письмо с представлением непосредственно адресату. В этом случае автор всегда уведомляет человека, которого он хочет представить, что письмо послано, часто отсылая ему копию письма.
4. Человек, сделавший запрос о представлении, обязательно должен поблагодарить за такое письмо. Эта благодарность не зависит от того, оказалось ли это письмо полезно или нет. Представленный должен сообщить о результате (или отсутствии такового) и выразить свою признательность автору. Также он должен направить благодарность человеку, которому был представлен, за предоставленное время, даже если беседа не принесла результата.
Рекомендации. Почти любое лицо, занимающее высокий пост в деловом мире, рано или поздно сталкивается с просьбой написать рекомендательное письмо. Иногда увольняющийся работник просит такое письмо, чтобы предъявить его при найме на другую работу. Иногда с такой же просьбой обращается потенциальный работодатель уволившегося для того, чтобы узнать о характере кандидата и о его деловых качествах.
На рекомендательном письме следует проставить дату, оно должно содержать полное имя работника, название его должности, содержать информацию, насколько работник соответствовал этой должности, и объяснение причины его увольнения.
Еще одной важной особенностью рекомендательного письма является полная честность как работника, так и предполагаемого работодателя. Следует помнить, что от этих рекомендаций зависит судьба человека и потому причины недовольства им следует указывать намеком, а не прямой констатацией, поскольку всегда существует вероятность, что какой-то недостаток данного человека в глазах одного работодателя не является недостатком для другого. С другой стороны, нанимая нового человека, работодатель рискует своими деньгами, временем и деловой репутацией, и нечестно писать письмо, которое создаст неправильное впечатление о компетентности и надежности работника.
Ниже приводятся примеры рекомендательных писем.
Дата
Чарльз Смит работал в данной фирме помощником владельца магазина на протяжении последних трех лет. Он покинул магазин по собственной воле, поскольку не имел на данном месте возможности роста по своей специальности. Мы расстались с ним с сожалением. Мы желаем ему самого лучшего и квалифицируем его как приятного в общении, добросовестного, усердного и надежного члена персонала.
(Вышеприведенная рекомендация, изложенная в краткой форме, является недобросовестной.)