Подчинение некоторых участников экспедиции отраслевым руководителям отдельных ведомств и министерств было легализовано специальным распоряжением Геринга как уполномоченного по выполнению четырехлетнего плана. По большому счету с этим не возникло никаких трудностей. В случае если бы во время экспедиции возникли серьезные разногласия, то мне как руководителю экспедиции разрешалось настоять на своем мнении, что должно было быть зафиксировано в особом протоколе. К моему счастью, этим исключительным правом мне так и не довелось воспользоваться. Отношения в коллективе были благоприятными, для чего я попытался использовать свой экспедиционный опыт времен путешествий в Ледовитом океане и навыки командира частей морской авиации. Также мне удалось составить перспективную программу научных исследований, которые мы должны были предпринять. За неделю до начала экспедиции оставался невыясненным только один вопрос: под каким флагом должна была осуществляться экспедиция? Она, по образцу прошлых предприятий, называлась Немецкой Антарктической экспедицией. Проблема заключалась в том, что ни «Люфтганза», ни пароходство «Северогерманский Ллойд», ни Общество кайзера Вильгельма не могли в полной мере считаться организаторами экспедиции. В итоге было решено, что официальным покровителем экспедиции станет Немецкое исследовательское общество, располагавшееся в Берлине. Поскольку оно не обладало собственным морским флагом, который бы мог быть поднят на корабле, то мне пришлось самому в срочном порядке разрабатывать полотнище, которое должно было соединить в себе цвета моря и авиации. Синяя середина поверху и понизу была обрамлена желтой полосой.
Кроме этого надо было начать подготовку к празднованию Рождества, которое приходилось на вторую неделю нашего плавания. К выполнению этого задания были привлечены наши экспедиционные ученые, которые большую часть времени проводили в штабе. Им удалось умело выбрать практичные подарки. Позже довольные лица моряков и участников экспедиции стали доказательством того, что выбор был сделан правильно. Летному капитану Майру было дано поручение забрать, предварительно тщательно проверив, в одном известном мюнхенском доме спортивной одежды специальное полярное обмундирование. Если потребуется, то он под свою ответственность мог заказать еще некоторые вещи и предметы одежды, которые могли пригодиться во время экспедиции. Он также должен был изучить, насколько подходили размеры одежды. Поскольку мы не могли себе позволить вольность разъезжать за мелкими заказами, то обычно посылался человек, который сразу же забирал крупную партию вещей. Так, например, о винтовках, боеприпасах и кинопленках для корабельного проектора должен был позаботиться д-р Херрман, который имел определенный опыт в этой сфере. Ему также было поручена закупка книг для экспедиционной библиотеки, которую он обогатил не только ценной литературой по полярному вопросу, но и не менее хорошими собственными сочинениями. Оборудование и вещи складировались в трех местах: на складе в Травемюнде, в нашем штабе на Литейном валу и непосредственно в «Немецких верфях». Их пирамиды росли день ото дня. Поскольку на корабле не хватало свободных помещений, ибо там до последнего часа шел ремонт и переделки, то все эти груды вещей нам пришлось заносить буквально накануне отплытия. 14 декабря 1938 года все подготовительные работы были успешно завершены».