Датой протокола является дата протокольного мероприятия. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Номера постановлений (решений), принятых на протокольных мероприятиях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах соответствующего вопроса. Копии протоколов, предварительно заверенные печатью компании, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса [110] . Протокол подписывается председательствующим и секретарем. Оформление протокола производится на общем бланке компании. Документ имеет следующие реквизиты [111] :
♦ дата документа;
♦ регистрационный номер документа;
♦ наименование вида документа;
♦ заголовок к тексту;
♦ текст;
♦ подпись (подписи);
♦ отметка о наличии приложения.
Пример документа представлен ниже.
НАИМЕНОВАНИЕ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ, УЧРЕЖДЕНИЯ) В СООТВЕТСТВИИ С УЧРЕДИТЕЛЬНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
________________________________________
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ АТТЕСТАЦИОННОЙ КОМИССИИ
Акт – документ, фиксирующий фактическое состояние дел на определенный момент (период) времени. Содержание акта составляется на основании показаний очевидцев фиксируемого в нем события, данных регистрирующей аппаратуры и т. п.
В общем случае текст документа состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Во вводной части указываются сведения о дате, времени и месте фиксируемого события или (и) сведения о документе, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), а также сведения о лицах, участвующих в подготовке акта. Наименования их должностей, фамилии и инициалы указываются в именительном падеже. Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, – заместитель (заместители) председателя, а после этого (в алфавитном порядке) – члены комиссии (включая секретаря) [112] .
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, характер проделанной работы, установленные факты, выводы и заключения. В конце акта указываются сведения о количестве экземпляров акта и месте их хранения.
Акт подписывается не менее чем тремя лицами, а акт комиссии – всеми членами комиссии. Оформление акта производится на соответствующем бланке или листе писчей бумаги формата А4. Документ имеет следующие реквизиты [113] :