После подачи работником заявления о назначении пенсии за выслугу лет в течение 10 дней с момента регистрации данного заявления кадровая служба:
• проверяет правильность оформления заявления и соответствие изложенных в нем сведений документу, удостоверяющему личность, и иным представленным документам;
• сличает подлинники документов с их копиями, удостоверяет их, фиксирует выявленные расхождения, если таковые имеются;
• истребует от заявителя дополнительные документы, необходимые для назначения пенсии за выслугу лет;
• регистрирует заявление и выдает расписку – уведомление, в которой указывается дата приема заявления, перечень недостающих документов и сроки их представления;
• истребует от федерального служащего дополнительные документы, необходимые для назначения пенсии за выслугу лет;
• оказывает содействие федеральному служащему в получении недостающих документов для назначения пенсии за выслугу лет;
• уточняет, не получает ли работник какую-либо пенсию по другому основанию или от другого ведомства; при наличии у заявителя иждивенцев – не получают ли они какое-либо пособие либо пенсию (социальную, за умершего кормильца);
• оформляет справку о должностях, периодах службы (работы), которые включаются в стаж государственной службы.
Заявление о назначении пенсии регистрируется в специальном журнале кадровой службой в день приема (получения по почте) и заверяется гербовой печатью.
Обязанность подтверждения факта отправки документов лежит на заявителе. В связи с этим целесообразно отправлять соответствующие документы заказным (ценным) письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Это при необходимости позволит документально подтвердить и дату отправления, и дату вручения уполномоченному органу, и перечень направленных по почте документов.
Днем обращения за назначением пенсии за выслугу лет считается день регистрации заявления кадровой службой.
После регистрации заявления бухгалтерия готовит справку о размере среднемесячного заработка федерального государственного служащего по определенной форме. К справке прилагается расшифровка о размере ежемесячных выплат по месяцам расчетного периода, Форма справки о заработке, представляемой для исчисления пенсии, и правила по ее заполнению утверждаются Пенсионным фондом России.
Указанные справки выдаются на основании лицевых счетов, платежных ведомостей и иных документов о выплаченной заработной плате предприятием, учреждением или организацией, где работал обратившийся за пенсией или кормилец. Если предприятие ликвидировано или прекратило свое существование по другим причинам, справки выдаются его правопреемником или архивными органами в зависимости от того, куда сданы бухгалтерские архивы.