Среднемесячный заработок за 12 месяцев устанавливается на основании документов, выдаваемых в официальном порядке соответствующими государственными органами. При этом заработок за периоды после регистрации в качестве застрахованного лица исчисляется на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.
Решение администрации о представлении работника к назначению пенсии за выслугу лет облекается в форму соответствующего документа – Представления.
В Представление вносятся все сведения, необходимые для рассмотрения вопроса о назначении пенсии. В частности, в нем указываются данные о месте жительства и времени рождения работника (на основании паспорта), а также сведения об его трудовой деятельности. Стаж подсчитывается отдельно – по трудовой книжке и по другим документам, если они имеются, а затем суммируется. Из всего стажа выделяется специальный стаж государственной службы, дающий право на получение пенсии за выслугу лет. Представление подписывает руководитель организации и заверяет печатью.
К заявлению о назначении пенсии за выслугу лет прилагаются:
• паспорт, справка о размере среднемесячного заработка с расшифровкой по месяцам;
• справка о должностях, периодах службы (работы), которые включаются в стаж государственной службы для назначения пенсии за выслугу лет;
• справка органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о назначенной (досрочно оформленной) трудовой пенсии по старости (инвалидности) с указанием Федерального закона, в соответствии с которым она назначена, и размера назначенной пенсии, датированная месяцем увольнения, должна иметь номер и печать;
• копия приказа об освобождении от должности федеральной службы;
• копия трудовой книжки;
• копия военного билета (при наличии стажа военной службы);
• другие документы, подтверждающие периоды, включаемые в стаж государственной службы, для назначения пенсии за выслугу лет.
После того как все документы укомплектованы и проверены, будущего пенсионера знакомят с подготовленными администрацией документами (под роспись на Представлении).
Одновременно разъясняется заявителю, что он обязан в 5-дневный срок извещать территориальный орган Пенсионного фонда при поступлении на государственную службу и об изменениях числа нетрудоспособных членов семьи, на которых назначаются надбавки к пенсии.
В месячный срок со дня поступления заявления государственного служащего федеральный орган его рассматривает и оформляет Представление о назначении пенсии за выслугу лет. О принятом решении сообщает заявителю в письменной форме, а документы направляет в Пенсионный фонд Российской Федерации. В случае отказа в установлении пенсии излагается его причина.