Необходимо, чтобы объем материала был оптимальным, текст не должен быть слишком подробным или слишком сжатым. При этом информацию нужно передавать тем языком, который наиболее близок и понятен именно вашему читателю: для деловых партнеров и молодежной аудитории нужно использовать разные стили изложения.
Большинство людей, прежде чем начать внимательно изучать текст, пытаются уловить суть изложенного материала, т. е. просматривают текст по диагонали, следовательно, нужно оформить его так, чтобы ключевые моменты сразу бросались в глаза.
Отдельные виды документов различаются по структуре включаемой в них информации:
□ рекламный листок содержит коротко изложенные убедительные факты, название фирмы и ее координаты;
□ каталог выставки содержит перечень фирм-участниц, их адреса и телефоны, характеристики выставленных образцов, план размещения стендов, время работы;
□ информационные бюллетени зачастую включают в себя схемы, диаграммы, таблицы и т. д.
Для каждого вида публикации нужно собрать и структурировать все необходимые материалы и, в зависимости от их набора, создать макет.
Создаваемый документ может быть связан с другими печатными материалами. Если это буклет для выставки, стоит подумать о продолжении рекламной кампании, а для того, чтобы фирма запомнилась, необходим повторяемый образ. Если это часть деловой документации – нужно выдержать общий фирменный стиль, отдельные виды документов (отчеты, бланки заказов, письма) должны создаваться по единому шаблону.
Все особенности дизайна печатной страницы определяются в макете, поэтому, приступая к созданию публикации, необходимо представлять себе ее будущий внешний вид. Нужно определить, какие элементы оформления Вы будете использовать: заголовки и подзаголовки, врезки, подрисуночные подписи и т. д. Как правило, в процессе работы в первоначальный замысел вносятся коррективы, но исходный эскиз должен быть непременно.
Обязательные требования к текстовому документу – членение материала и упорядочение элементов. Охватывая взглядом страницу, мы видим в первую очередь структуру, форму документа. Беглость чтения зависит от ширины полосы набора и интерлиньяжа, от количества колонок и табуляций, от выносок и колонтитулов, от яркости текста и качества бумаги, от свободного пространства на странице – то есть, от композиционного построения.