«Лично я вижу электронный документооборот как систему, которая позволяет упорядочить существующую систему бумажного документооборота, облегчить поиск нужного документа, его печать и работу с ним, — считает Игорь Пасюков, директор по развитию продуктов подразделения персональных систем и устройств печати российского офиса HP. — Скорее всего, для компаний будет предпочтительнее сначала создавать бумажные документы, потом их сканировать и сохранять в электронных хранилищах внутри компании или на внешних облачных ресурсах». Любой документ из этого электронного архива легко найти и распечатать по запросу, причем вся работа происходит с электронной копией документа, а оригинал спокойно лежит в архиве. «Для оцифровки документов все чаще используются мобильные устройства, — замечает Виктор Магазинный, коммерческий директор компании Nicotech. — Бумажный документ нужно сфотографировать и отправить на специальный электронный адрес».
Эксперты уверены, что с нынешними технологиями построить «цифровой коммунизм» в отдельно взятой компании вполне возможно. Рассказывает Павел Плотников, директор по маркетингу корпорации «ЭЛАР»: «Вводится внутренний регламент: на уровне канцелярии все входящие документы становятся электронными, а исходящие сначала создаются в электронном виде и после распечатываются. Внутри компании обмен документами идет только в электронном виде». По оценке Павла Плотникова, средняя цена оцифровки и индексирования стандартного офисного документа начинается от трех — пяти рублей. Немалому числу компаний такой вариант электронизации офиса покажется вполне достаточным. Но не всем.
Если речь идет об использовании данных, находящихся внутри документов, разными службами и департаментами, нужны совсем другие электронные инструменты. Они называются системами управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM) и составляют сегодня предмет гордости вендоров. Рассказывает Игорь Пасюков: «Можно искать в хранилище нужный документ не только по имени, дате создания, но и по любой другой контекстной информации. Скажем, можно найти все документы, содержащие название определенного проекта». ECM — системы иного уровня сложности, поскольку переход на уровень манипулирования данными, содержащимися в документах, диктует специфические требования к доступности информации, наличию прав доступа к ней, проверке ее аутентичности, надежности, правилам обмена с контрагентами.
«На рынке существуют предложения на любой вкус и кошелек, — резюмирует Олег Бейлезон, главный архитектор компании «Логика бизнеса 2.0» из группы компаний «АйТи». — В обществе исчез страх перед техникой, появилось понимание границ допустимых действий при работе с электронными документами». Иными словами, электронный документооборот практически превратился в обычный рабочий инструмент. А это значит, что борьба за электронный документооборот уходит из сферы «идеологических» IТ-штампов: просто заявить, что «у нас в офисе запрещены бумажные документы», уже несовременно. По-настоящему передовые руководители способны объяснить, какие реальные преимущества дает организации внедрение новейших систем. А это, между прочим, не так просто.