♦ Разведчик: контактность с людьми и умение собирать информацию; связь с внешней средой.
♦ Доводчик: уточняющий человек, дотошный, «зануда».
♦ Практик-организатор: способный реализовывать принимаемые решения; «технолог» по реализации принятого решения.
♦ Душа группы: способность гармонизировать отношения; препятствовать возникновению конфликтов и напряженности.
• Подготовка заседания. Раздаточный материал, определение времени проведения совещания (в 9-11, либо в 19–21 ч). С целью экономии продуктивного рабочего времени рекомендуется для совещаний использовать вечерние часы.
• Процедура проведения. Наличие регламента, своевременное прекращение совещания в случае его безрезультатности. Регламент – это порядок проведения заседания: последовательность, время выступления. Бывают регламентно структурированные и регламентно неструктурированные заседания. Первые предполагают жесткий регламент. Его несоблюдение делает решение недействительным.
• Регламентно неструктурированные заседания также предполагают наличие регламента, но менее жесткого. Его несоблюдение не делает решение недействительным.
Решение заседания состоит из констатирующей части, где излагается суть проблемы или задачи и проводится краткий анализ ситуации, и мероприятий по реализации задачи или решению проблемы с указанием сроков их реализации и ответственных за реализацию. Решение может быть подготовлено заранее в виде проекта, а после обсуждения на заседании проект решения корректируется и принимается в целом.
Принятое решение должно быть закреплено либо в распорядительском документе (приказ, распоряжение), либо в нормативном документе (документ многоразового использования).
Вопрос 114 Что такое нормативные и распорядительские документы?
Ответ
В нормативных документах описываются управленческие решения часто встречающихся, типовых задач. Нормативные документы устанавливают порядок осуществления управленческой деятельности.
Примеры нормативных документов:
• устав организации;
• положение о структурном подразделении;
• должностная инструкция;
• план-график;
• инструкция по отдельным управленческим действиям;
• план действий в конкретных ситуациях;
• формы документов.
В распорядительских документах закрепляются решения, принятые по конкретной проблеме или задаче, не являющейся типовой или повторяющейся. К распорядительским документам относятся приказы и распоряжения. Распорядительские документы обеспечивают директивность, своевременность и адресность управленческого решения.