Теперь, разобравшись с планированием на неделю, мы уже изменили первую часть проблемы – обозначили приоритеты. И сейчас, планируя отдельные дни и распределяя время, я не упускаю из виду «крупные камни». Мой перечень дел реален. Весь день расписывать не нужно. Если из восьми часов рабочего дня три часа занимают встречи, не стоит как-то заполнять оставшиеся пять часов.
Практика показывает, что мы можем планировать не более 65 % имеющегося у нас времени. Наши планы не должны выходить за указанные границы. Это предел. Если работа (например, координаторов в отделе обслуживания клиентов) подразумевает контакты с людьми, заранее распределить можно еще меньше времени. Известно, что у специалистов, занимающихся такого рода деятельностью, на разговоры уходит 50 % времени.
Пусть ваши планы будут реалистичными.
Последний шаг в работе с планом на день – ранжирование дел по степени важности. У вас есть перечень дел, и нужно определить очередность их выполнения в соответствии с тем, насколько они значимы. Сначала поставьте около каждого дела буквы А, Б или В, а потом перегруппируйте и пронумеруйте их в своем списке.
Определяя значимость дел (А, Б или В), не забудьте, что мы говорим о важности выполнения чего-либо именно сегодня. Не просто о значимости цели, а о необходимости ее реализации в данный конкретный момент. К категории А можно отнести дела, имеющие наибольшее значение, а к Б и В соответственно менее важные для вас. Проводите сортировку быстро и не относите все намеченное к категории А. Если категории Б и В останутся незаполненными, значит, по-настоящему для вас ничего не важно, вы не видите различий между своими целями. К категории А можно отнести очень немногое. Основные дела, намеченные на день, входят в категорию Б. Но дела первостепенной важности, которые вы отнесли к категории А, могут отвлечь на себя основные ресурсы времени. Итак, распределите свои планы по трем категориям: А, Б и В.
Теперь обратитесь к делам с пометкой А и пронумеруйте их, например: А1, А2, А3 и А4. То же самое сделаем с отнесенными к категориям Б и В. Наконец, пронумеруйте дела в той последовательности, в которой предполагаете их выполнять.
Когда вы планируете день: утром или накануне вечером? Делайте, как вам удобнее; я поступаю в зависимости от обстоятельств. Если у меня намечены занятия, обычно я планирую день накануне, иначе назавтра пришлось бы слишком рано вставать. Работая в офисе, составляю план утром. Просто нужно найти на пять-десять минут какое-то тихое место.