• транспортные документы;
• страховые документы;
• таможенные документы;
• транзитные документы;
• санитарные и др. разрешительные документы;
• портовые документы, коносаменты, чартеры, бортовые документы;
• расчетные, платежные, кредитные документы, гарантии;
• извещения об отгрузках, о перевалках, о прибытии груза, об оплате и т. д.
При оптимизации обработки информации выдвигаются следующие основные требования к обработке информационных потоков:
• достоверность и точность информации, как основа верности принимаемых решений;
• гарантированность доставки информации соответствующим исполнителям в желательное время и место;
• техническая доступность получения информации (обеспеченность оргтехникой и обучение персонала);
• обязательная возможность работы через Интернет со всеми партнерами;
• обеспечение возможности работы в системе ЭДИФАКТ, если это практикуется партнерами.
Систематическое обновление и корректировка информации о материальных потоках – обязательное требование логистики. На пути от поставщика до получателя ответственность за грузы, образующие материальный поток, и за риски переходит от одного участника логистического процесса к другому (поставщик – экспедитор – перевозчик – экспедитор – получатель). В «точках перехода» участники сверяют физические параметры материальных потоков с информацией о них – данными товаросопроводительных документов. Управление потоками осуществляется на основе информации о них и своевременное получение сведений об изменении параметров потоков (потери грузовых мест при перевалках, засылка контейнеров не в тот адрес и т. п.) позволяет принять срочные меры для розыска грузов. Для обеспечения точного соответствия физического состава материального потока данным сопроводительных документов при заключении контрактов необходимо обеспечить сохранность грузов правовыми средствами.
В любом случае следует избегать многократного введения информации в компьютер и избыточности данных, так как при этом увеличиваются расходы и появляется опасность несовпадения информации, что потребует дополнительных расходов на ее уточнение.
Правила логистического аудита
В процессе проведения логистического аудита используется модель оценки неопределенностей в цепи поставок товаров. Анализ трех источников неопределенности позволяет точно определить направления оптимизации логистики:
Неопределенности в системе снабжения. Проблемы в этой сфере обычно возникают из-за неритмичной работы поставщиков или из-за неспособности компании эффективно планировать заказы товаров. Анализ включает в себя проверку всех этапов поставки – от оформления заявок на запасные части поставщикам до размещения товаров на складе.