Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц (Безручко) - страница 30
Полезный отчет
Ирина Викторовна, добрый день!
В приложении содержится справка, о которой Вы просили.
Наши объемы в рознице и в машиностроении растут. В строительстве и в сельском хозяйстве – снижаются.
Гипотеза о причинах отраслевой зависимости:
1. Рост продаж в рознице обусловлен тем, что в прошлом году мы сформировали отраслевую практику, сфокусировались на продвижении в этой индустрии.
2. В машиностроении рост связан с банкротством нашего основного конкурента в начале 2012 года.
3. В строительстве падение продаж связано с <…>
4. Возможная причина снижения в сельском хозяйстве <…>
С уважением,
Статкевич В.Н.,
начальник договорного отдела
Приложение:
Автор этого отчета не знает, известно ли руководителю о выявленных закономерностях. Если известно, сделанные выводы могут и не иметь особой ценности. Но если отраслевая динамика продаж не изучалась раньше, ценность полученной информации для принятия решений будет явно выше, чем в случае простого перечисления данных в случайном порядке (как в первом варианте отчета). Цель автора – не просто проинформировать, представить данные, а помочь первому лицу сделать полезный вывод (для улучшения ситуации).
Мой коллега и партнер Марк Розин, президент «ЭКОПСИ Консалтинг», для таких ситуаций рекомендует использовать подход «Плюс шаг». Суть подхода в том, чтобы мыслить и предлагать всегда ровно на один шаг дальше запроса:
• Если у вас запрашивают информацию, подразумевается, что вы ее проверите, структурируете и проанализируете. Если вы при этом придете к выводам, которые могут быть полезны первому лицу, сообщите их. Избегайте предлагать подход, концепцию или рекомендации.
• Если у вас запрашивают не только информацию, но анализ и выводы, предлагайте подход, концепцию, рекомендации. Не предлагайте план.
• Если у вас запрашивают подход к решению, помимо подхода обдумайте и предложите план конкретных действий (и рассчитайте бюджет, если необходимо).
Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите свой вклад в решение задач и проблем. Даже если вам этого не поручали в явном виде и это потребует от вас дополнительных усилий. Первые лица ждут от вас именно такого подхода к написанию документов.
Ваша выжимка этой главы: _____________
Часть 3
Как структурировать отчет или предложение?
Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду
Структурирование – это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.
Неструктурированный отчет
Лидер проектной команды отчитывается о результатах проекта по снижению потерь производственного предприятия. Его цель: