Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц (Безручко) - страница 67
В этой ситуации следует предлагать к рассмотрению первого лица не все возможные, а только проходные варианты. Прежде чем составлять такой документ, руководитель строительного проекта должен обсудить с первым лицом и установить граничные требования по каждому из критериев (например, здание должно прослужить не менее 25 лет), а затем провести предварительный отсев вариантов.
Предположим, что проходными оказались лишь варианты 1 и 5. Тогда документ должен быть посвящен их сравнению по заданным критериям (а не по всем возможным). Такой документ – это короткая, простая таблица, которую можно разместить на одной странице.
Ваша выжимка этой главы: ________________
Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)
Несмотря на все усилия, предпринимаемые для сокращения веса, в некоторые сложные походы путешественникам приходится брать с собой тяжелые рюкзаки. Многодневный запас пищи и воды, аптечка, палатка и снаряжение для обустройства лагеря понадобятся при полном отрыве от цивилизации и невозможности организовать снабжение. В этом случае необходим НАЗ – носимый аварийный запас снаряжения, который у туриста всегда находится под рукой и не будет утрачен даже в случае потери рюкзака.
При написании некоторых отчетов и предложений возникает похожая ситуация. Например, на подпись первому лицу необходимо представить положение, регламент, концепцию, политику или стратегию. Данных много, и все они важны. Страниц тоже много. И ничего уже нельзя сократить без ущерба для цели и смысла документа. Аналогом НАЗ в данном случае выступает выжимка документа, или executive summary (резюме для первого лица, от англ. executive – первое лицо, summary – резюме). Она поможет занятому адресату понять главные мысли автора, не читая весь документ целиком.
Рассмотрим принципы, общие для комплектования НАЗ и создания выжимки документов для первых лиц:
Пример executive summary есть и в этой книге – это раздел «Выжимка книги». Говоря более точно, в этой части книги сгруппирован набор выжимок, поскольку каждая глава представляет собой документ с самостоятельным содержанием.
Как правило, выжимка является первой страницей основного документа (после обложки и перед оглавлением). Если вы отправляете документ по электронной почте, хорошее решение – включить выжимку в тело письма, а основной документ прикрепить к письму в виде файла.
Выжимку следует создавать не всегда. Если ваш документ можно прочитать за 5 минут (2–3 страницы) и он составлен в соответствии с принципами, описанными в этой книге, отдельная выжимка не требуется. Главные мысли документа будут понятны читателю сразу.