Различение терминов язык и речь, часто воспринимаемых как синонимы на бытовом уровне, обязательно при решении теоретических и практических языковых задач. Язык – сложная динамическая знаковая система – живет в речи, в фактах использования языка его носителями. Речь – процессы и факты реализации языка в различных формах, в виде речевых сообщений. Речь может быть внутренней и внешней, звучащей и письменной. То есть внешняя речь может иметь устную и письменную формы. Документная коммуникация связана с письменной формой речи. Фиксация обеспечивает определенность документной коммуникации, способствует процессам унификации и стандартизации элементов документной коммуникации. В письменной речи наиболее последовательно прослеживаются различия ее функциональных вариантов, стилей.
Чаще всего результатом построения письменной речи является текст. С помощью языковых знаков текст представляет результат мыслительной и речевой деятельности; при этом он является объектом восприятия и распознавания для субъекта, который, кроме автора или исполнителя текста, включен в коммуникативный процесс. Текст предназначен для восприятия, последующей речемыслительной деятельности получателя. Документный текст, кроме того, предполагает включение субъектов в некоторые формально-функциональные отношения. Текст документа приобретает экономическое, управленческое, правовое звучание, предполагает практические шаги, конкретные действия в профессиональных областях, в которых осуществляется документирование.
В теории документной лингвистики текст может изучаться в нескольких специальных аспектах: в функциональном (в связи с реальными действиями по изменению специальной ситуации), в знаково-типологическом (с учетом многообразия знаковых средств, особенностями их реализации в различных видовых группах текстов и сочетаемости), в прагматическом, позволяющем связывать лингвистические особенности текста с внеязыковыми последствиями работы документа, в котором этот текст содержится. Все эти аспекты взаимосвязаны, получение формальных показателей, «измеряющих» результаты исследований, могут служить классифицирующей основой документных текстов.
Для документных текстов приобретают особое содержание такие текстовые качества, как целостность и связность. Тематическое единство документного текста, отражающееся в стабильности его композиционной структуры, прочные связи между частями документного текста и обязательная представленность большинства текстовых частей, выполняющих собственные функционально-коммуникативные задачи, – все это делает качества целостность и связность доминантными при определении основных параметров документных текстов.