Я не буду касаться бухгалтерского оформления этих расходов: это не относится к сфере управления проектами. Тем не менее стоит выделять переменные расходы, которые зависят от объемов приобретенных материалов, и постоянные расходы, которые не зависят от того, сколько материалов вы используете. Для расчета издержек определите все переменные и постоянные затраты.
Бюджет проекта складывается из стоимости всех этих элементов. Не все организации включают в бюджет проекта стоимость рабочего времени персонала. В примере, приведенном ниже, я оцениваю это время. Желательно проводить такие подсчеты: это заставит вас контролировать соблюдение сроков, поставленных исполнителям. Если вы включаете стоимость рабочего времени в стоимость проекта, не забудьте включить в бюджет и оплату вашего времени как менеджера проекта.
Как правило, всегда есть издержки, о которых известно заранее либо их легко определить (например, стоимость компьютера). В других случаях требуется провести оценку затрат. Лучше всего в таких случаях обратиться за консультацией к специалисту. Если это невозможно, предположите, какими могут быть ваши издержки, и постарайтесь оценить их. Но помните: чем больше вы делаете предположений, тем выше риск, что бюджет будет рассчитан неправильно, и тем большим должен быть размер резерва.
Можете ли вы выполнить проект и есть ли смысл его выполнять?
Итак, вы составили план проекта и оценили сроки и стоимость выполнения работ. Пора приступать к делу. Но сначала ответьте на следующие вопросы:
1. Действительно ли вы сможете выполнить проект? Возможно ли это? Если план предусматривает 50 исполнителей, а у вас всего 10, или стоимость равна 1 млн ф. ст., а у вас всего 10 тыс., то проект явно неосуществим, по крайней мере в предлагаемом виде.
2. Имеет ли смысл выполнять этот проект? Действительно ли принятое вами решение правильно и экономически оправданно? Выполняются ли поставленные условия, т. е. ограничения по срокам и стоимости (если они есть)? Позволит ли реализация проекта достичь поставленной цели? Если цель проекта – снижение издержек на 400 тыс. ф. ст., а затраты на него достигают 2 млн ф. ст., скорее всего, такой проект осуществлять не следует: ведь экономия (400 тыс. ф. ст.) значительно меньше расходов (2 млн ф. ст.).
Увы, случается и так, что план показывает невозможность выполнения ваших желаний. Не отчаивайтесь! Подумайте, нельзя ли его изменить, чтобы соблюсти поставленные условия. Если, скажем, вы не укладываетесь в сроки, то нельзя ли ускорить дело, увеличив бюджет проекта? Если вам не хватает средств, то можно снизить расходы за счет уменьшения объема работ, снижения качества либо повышения риска.