Как только карточка написана, она передается менеджеру проекта. У менеджера на столе есть коробка, куда складываются новые карточки. В нашей системе порядковый номер регистрационной карточке присваивает руководитель проекта – такая практика позволяет избежать дубликатов.
Этот простой инструмент не допускает «коридорного» управления проектами. Если новое требование не записано, тогда оно – всего лишь разговор без возможности выполнения. Каждый человек в Menlo, включая наших клиентов, очень четко это понимает.
Никакой работы без оценки
Сам по себе факт, что карточка была написана, не означает, что она когда-нибудь пойдет в работу. Вот почему в нашей, как и в любой другой, культуре важно иметь четкий шаблон принятия решений, позволяющий определить, сколько времени займет каждая задача.
В Menlo все регистрационные карточки обязательно оцениваются людьми, которые будут выполнять работу. Это происходит на наших еженедельных собраниях. После оценки копия карточки складывается до размера, соответствующего необходимому для ее выполнения времени (см. выше описание метода «оригами планирования»). Сложенную карточку затем помещают на планировочную таблицу рядом с пустыми листами планирования, которые соответствуют недельному плану работы по проекту клиента. Для каждой пары на проекте – один лист. Каждый лист кладется в пустую ячейку, размер которой подходит для регистрационных карточек, соответствующих тридцати двум часам работы. Отдельно мы учитываем восемь часов, необходимых для поддержания нашего стандартного рабочего процесса: два часа на еженедельную оценку, два – на еженедельные «Покажи и расскажи» с клиентом, еще два – на еженедельные собрания команды для обсуждения работы по проекту, час для ежедневных стэндапов (двадцать минут в день, пять дней в неделю) и час для других совместных дел.
Объявите о том, что вы делаете и чего вы не делаете
После оценки работы внутри коллектива мы приглашаем клиентов, которые проверяют оценочные карточки и устанавливают очередность их выполнения с помощью игры в планирование. Если одна карточка полностью покрывает лист планирования на неделю, клиент просто дает нам полномочия сделать работу по ней и выставить ему счет.
Наверное, еще важнее момент, когда карточка остается на столе и не переходит на лист планирования, – в таком случае всем становится ясно, что полномочий на выполнение этой работы клиент не дает и что ничего по данной карточке предпринято не будет. Эта простая наглядная система вызывает смех у некоторых наших посетителей – настолько она понятна. Эти люди становятся свидетелями того, как рушится их прежняя жизнь, измученная «коридорным» управлением проектами. По всему миру множество важных решений принимается между делом в коридорах компаний. Такие решения, как правило, никогда не записываются. И точно так же обычно никогда не учитывается влияние этих новых решений на уже определенные приоритетные задания. Они просто пополняют список дел, которые должны быть выполнены. Именно здесь в землю бросают семена грядущего «марша смерти».