Наши клиенты знают, что они не могут прийти на следующей неделе и спросить, почему какая-то карточка осталась непроработанной. Если они хотят, чтобы она была включена в план, они должны положить ее на лист планирования. Это очень просто, это очень понятно. Я еще не встречал системы управления проектами, такой же ясной, как наша.
После принятия планировочных решений наши менеджеры проектов применяют формальный «контроль изменений» для уверенности в том, что принятые решения должным образом записаны для будущих отчетов. Мы используем прозрачный скотч для крепления сложенных карточек на листы планирования. Это очень высокие технологии.
Теперь каждому, кто посмотрит на лист планирования, – от программистов до антропологов высоких технологий, клиентов и любого члена команды – станет ясно, какие решения были приняты в отношении работы по проекту. Мы создаем PDF-копию листа планирования и пересылаем ее клиентам, чтобы у них тоже имелась запись их решений.
Однозначное распределение работы
После того как клиент отберет карточки, над которыми, по его мнению, мы должны работать в течение ближайшей недели, менеджер проекта прикалывает их копии на стену под индексными карточками с именами пар сотрудников Menlo, которые будут выполнять то или иное задание.
Это единственный способ распределения работы, разрешенный в Menlo. И никто не путается. Мы точно знаем, кто должен работать над каждой конкретной регистрационной карточкой. Любой может подойти к стене и увидеть, над чем Кори и Уэс трудятся на этой неделе.
Сравните описанный только что метод с процедурой принятия решений и распределения заданий, бытующей в большей части делового мира – возможно, и там, где вы работаете каждый день. Если ваш мир хоть немного похож на мою прежнюю хаотичную жизнь, то большинство заданий, скорее всего, распределяется на собраниях. Там есть белая доска, лекционный блокнот и записные книжки (бумажные и электронные). Один человек ведет собрание, и обсуждение то и дело отклоняется от темы. Вы можете потратить некоторое время, обсуждая и отстаивая какие-то рабочие моменты или споря о том, кто получит задание и каким будет крайний срок его выполнения. Когда время, выделенное на собрание, подходит к концу, ведущий говорит: «Хорошо, судя по всему, мы достигли взаимопонимания, так?»
Но где записано это взаимопонимание? На какой странице? На доске или на одной из шести исписанных страниц лекционного блокнота? На странице чьего-то блокнота с личной интерпретацией записывавшего или в файле в чьем-то ноутбуке – с выводом, совершенно противоположным сделанному на собрании? Если я лично встречу каждого участника через пять минут после собрания и спрошу, к какому решению там пришли, получу ли я хотя бы два одинаковых ответа? Если я поинтересуюсь, какое решение