Коммуникационные технологии – отнюдь не панацея для решения проблем производительности. Чтобы обеспечить получение нужной информации в нужное время нужными людьми, необходимо тщательно интегрировать ее в информационную систему менеджмента организации. Новейшие технологии в сфере коммуникаций еще больше усиливают потребность организации в эффективном использовании старого доброго двустороннего личного общения. Как уже говорилось, организации надо достичь оптимального баланса между высокими технологиями и тесным соприкосновением. Чтобы люди поняли преимущества новых технологий и преодолели страх перед ними, их необходимо специально обучать этому.
Коммуникации с внешней средой
Вследствие зависимости от внешних сил для повышения производительности организации необходимы эффективные коммуникации с элементами внешней среды. Благодаря общению с потребителями еще до создания нового продукта фирма обеспечивает его соответствие реальным критериям качества. Связь с поставщиками позволяет обеспечить нужное количество и качество поступающих в систему материалов и других важных ресурсов. Коммуникации с правительственными органами нередко позволяют достичь неофициальных договоренностей, избавляющих фирму от дорогостоящих мероприятий по госрегулированию. Максимальное повышение эффективности коммуникаций с внешней средой приобретает особое значение в условиях постоянных перемен и сокращения времени передачи информации.
Коммуникации с людьми
Сегодня все больше организаций понимают, что наилучшее место для поиска идей по повышению производительности – это уровень непосредственного выполнения рабочих задач. Чтобы собрать такие идеи и реализовать наилучшие решения, менеджменту нужна эффективная система коммуникаций, идущих как сверху вниз, так и снизу вверх. Частично этого можно достичь благодаря формальным средствам, например ящикам для предложений или собраниям коллектива. Но самое важное – сформировать атмосферу доверия, в которой люди смело говорят о любых проблемах и не относятся к нововведениям, как к заговору менеджмента с целью лишить их работы.
Необходимость создания эффективных официальных каналов и процедур коммуникации очевидна, но в последние годы становится все понятнее, что не менее важную роль в повышении производительности играют неформальные каналы. Частично это обусловлено резким увеличением объема информации и сокращением времени ее эффективного использования. Неформальные коммуникации – как горизонтальные, так и вертикальные – ускоряют поступление информации туда, где она необходима. Они также заполняют пробелы в информационной системе, что очень ценно, учитывая, что в современной среде постоянных перемен даже самая совершенная информационная система менеджмента не способна удовлетворить все потребности менеджмента в информации. Неформальные коммуникации помогают лидерам организации сформировать ощущение тесного соприкосновения, которое просто необходимо, чтобы направить усилия небольших и неформальных групп на повышение производительности.