Авторами личных документов являются отдельные граждане. К такого рода документам относятся заявление о приеме на работу, расписка, доверенность и т. п.
По сложности различают простые и сложные документы.
Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.
По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.
Типовые документы обычно составляют по определенной схеме, например договоры, уставы, протоколы и т. п.
Индивидуальные документы имеют произвольную форму и отражают исключительные ситуации (явления).
В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.).
Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство – специальный раздел управления.
Делопроизводство изучает правила оформления документов и организацию документооборота и является важнейшей составной частью управления.
Документооборот в организации осуществляется по определенной схеме.
Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.
Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.
Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.
Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.
Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль проводится секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).
Оборот исходящей информации осуществляется по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т. п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. На остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.
Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.