Задача несколько усложняется, если сотрудники сталкиваются с трудностями при использовании давно и прочно внедренной, но по-настоящему чудовищной системы управления информацией. К сожалению, я неоднократно видел компании, в которых значительная часть повседневной работы неразрывно связана с применением устаревшей системы, перегруженной и неуклюжей до такой степени, что она не только не помогает пользователям справляться с работой, но и мешает этому. В результате люди постоянно борются с разными проблемами, жалуются на систему и зачастую объясняют все свои просчеты и ошибки ее недостатками. Что же делает в такой ситуации менеджер? Очевидно, присоединяется к хору голосов, настоятельно призывающих к внедрению новой системы. Но ему стоило бы также подумать о том, почему некоторым сотрудникам удается использовать эту ужасную систему значительно эффективнее, чем другим? Какой бы скверной она ни была, некоторые люди явно способны выжать из нее максимум и достигают намного лучших результатов, чем остальные.
Убедитесь, что используемые методы четко описаны и задокументированы, чтобы им можно было обучить и других. Вам необходимо сделать так, чтобы все сотрудники изучили этот передовой опыт и могли извлекать из не слишком эффективной системы управления информацией максимальную пользу. В беседах с недостаточно успешными пользователями системы настаивайте на том, чтобы они изучали подход коллег и практиковались. Возможно, вам удастся убедить некоторых опытных пользователей стать наставниками для менее преуспевающих сотрудников. Может, руководству потребуется по-настоящему сплотить войска, чтобы увлечь людей идеей повышения эффективности использования этой чудовищной системы, существующей в вашей организации.
К счастью, даже наихудшая система лучше, чем ее полное отсутствие. Можно со стопроцентной уверенностью утверждать, что неорганизованному сотруднику нужно учиться эффективнее использовать любые имеющиеся в его распоряжении технологии. Если же системы вовсе не существует, стоит ли удивляться, что он так плохо организован? Вы можете возразить, что некоторые люди умудряются оставаться организованными самостоятельно, без чьей-либо помощи. Все дело в том, что они изобретают собственные системы для сбора и управления информацией.
Таким образом, если вы решили разработать и внедрить новые системы, возможно, в первую очередь вам стоит изучить передовые методики, которые самостоятельно применяют ваши наиболее организованные сотрудники. Какие созданные ими системы помогают им в этом? Вероятно, вы могли бы скопировать их и использовать для всего остального коллектива.