Может случиться так, что вам придется работать с неорганизованным сотрудником один на один в попытке создать систему, которая поможет ему. В таком случае не пытайтесь изобретать колесо. И не старайтесь изменить все сразу. Сосредоточьтесь на основах.
Эффективность управления информацией всецело зависит от того, как ее сохраняют для дальнейшего использования. По сути, это просто означает строгий учет:
• информации (ресурсов), к которой приходится регулярно возвращаться;
• информации, предназначенной для передачи другому человеку;
• информации, к которой нужно будет вернуться в какой-то момент в будущем.
Самая сложная часть задачи – научить сотрудников определять, какую информацию необходимо фиксировать и сохранять, и делать это так, чтобы ею потом было легко и просто управлять. Это требует практики – в идеале регулярной практики под руководством хорошего наставника. Конкретные решения будут зависеть от ситуации, и их нужно выявить и обсудить совместно с подчиненными.
Наши исследования показали, что, если менеджеру удается выработать у сотрудников привычку вести записи, те становятся значительно более организованными, о чем свидетельствуют показатели процента ошибок, связанных с неэффективным управлением информацией. Регулярное ведение заметок – на бумаге или в электронном виде – безусловный ключ к успеху. Какая бы система вами ни использовалась, если сотрудники привыкли делать записи, они лучше понимают, какая информация заслуживает внимания и как ее следует фиксировать перед, во время и после индивидуальных бесед или общих собраний.
Со временем привычка записывать новые данные неразрывно переплетается с рабочими планами, расписаниями, графиками, перечнями задач и процедурами по оценке эффективности. А еще заметки применяются для корректировки контрольных списков. Я часто указываю на то, что контрольные списки недаром используются на рабочих местах, где ошибки, по сути, недопустимы, например: в операционной, в кабине самолета, на полигоне для испытаний ядерного оружия, в бухгалтерской фирме и прочих. Это вполне объяснимо, ведь этот чрезвычайно мощный инструмент – контрольные списки – позволяет людям оставаться организованными и сосредоточенными.
Одно из преимуществ работы с сотрудниками, регулярно ведущими записи и применяющими контрольные списки, состоит в том, что менеджер, со своей стороны, может использовать эти заметки во время регулярных бесед с подчиненными. Если вам удается вовлечь членов своей команды в этот процесс, вы, по сути, заставляете людей самих документировать свою производительность с помощью инструментов самоконтроля. Тогда во время встречи можно просто просмотреть записи и контрольные списки и очень много узнать о состоянии рабочих дел собеседника. Используйте эту информацию на каждом этапе, чтобы скорректировать свое наставничество с учетом конкретных потребностей каждого подчиненного.