• отчет по утвержденной форме в Excel;
• СМС или e-mail-уведомление;
• телефонный звонок или личный визит, в ходе которого исполнитель вам сообщает, что задача выполнена.
Если вы ставите задачу в системе «Мегаплан» или «Битрикс24», отчет о выполнении задачи придет автоматически. Исполнителю достаточно нажать кнопку «Завершить».
5. Ограниченная по времени задача. Следует четко указать сроки достижения результатов. Без сроков нет и конкретной задачи. Практика показывает, что лучше пять раз перенести крайний срок, чем совсем его не ставить. Полезно закладывать резервы времени, чтобы иметь возможность среагировать в случае форс-мажора. Например, вам необходимо к 10 утра понедельника представить отчет акционерам. Вы делегируете подчиненному задачу подготовить отчет, при этом ставите крайний срок – 17 часов четверга.
Полезно также обозначить дату начала выполнения задачи. В первую очередь это нужно для того, чтобы грамотно распределять нагрузку при работе над проектами или сложными задачами. Вы ведь не можете ставить задачу «возвести стены дома», пока не будет выполнена задача «залить фундамент». Вы планируете, что к такому-то числу будет готов фундамент, значит, такого-то числа можно начинать возводить стены.
Три основные причины, почему выполнение задач срывается
Разберем самые распространенные причины, почему сотрудники проваливают задачи или выполняют их некачественно.
Каждый день наш мозг обрабатывает тонны информации. Все запомнить невозможно. Поэтому желательно ставить задачи письменно. Если вы пользуетесь электронными сервисами типа «Мегаплан» или «Битрикс24», все задачи будут сохраняться в едином реестре, а напоминания о крайних сроках выполнения автоматически будут приходить в виде СМС, на электронный ящик или прямо в систему.
Если вы не сторонник электронных сервисов, воспользуйтесь обычным ежедневником. Проследите, чтобы подчиненный записал поставленную вами задачу. Обязательно сохраните копию себе. Как говорится, самый тупой карандаш лучше самой острой памяти.
Причина 2. Не так понял, хотел как лучше…
Это означает, что задача была поставлена неконкретно и не был оговорен желаемый результат. Исключите при постановке задачи такие характеристики, как «хорошо», «быстро», «качественно», «недорого» и т. д. Эти величины абстрактны и неконкретны. Замените их четкими измеримыми результатами.
Это может означать, что:
• вы не учли реальные возможности человека, переместив его с низкого уровня на высокий по шкале зрелости. Следует задуматься о соответствии сотрудника занимаемой должности;