Технически ставить задачу не сложнее, чем отправить письмо.
Правильно ее описать, спланировать и передать исполнителю куда труднее. Каждая компания устанавливает правила для организации труда: график работы, инструкции по безопасности, субординацию, скрипты звонков, отпуска́. Все хотят, чтобы сотрудники работали эффективно, вели себя уважительно и не умерли от переутомления.
Программы для совместной работы вроде «Мегаплана» появились не так давно, поэтому правила для работы в них еще не успели устояться. Раньше ставила задачи неправильно, но за время работы в «Мегаплане» научилась делать это более эффективно. В сегодняшней рассылке я расскажу о частых ошибках в постановке задач и способах их исправления.
Сотрудники – основной ресурс компании. Эффективность компании зависит от эффективности сотрудников. Если вы берете на себя лишние задачи, ваша эффективность падает.
Иногда постановщики хотят подстраховаться и узнать мнение как можно большего числа коллег. Это сомнительное решение: чем больше участников в задаче, тем сложнее прийти к общему решению. Работа затягивается, обсуждение выходит из-под контроля, ответственность размывается. В итоге исполнителю приходится отстаивать результат перед теми, кто не имеет к нему отношения.
Чтобы не увязнуть в спорах, добавляйте в задачу только тех, без кого вы не получите нужного результата. Если задачу без коллеги не решить, добавляйте его. А если вы просто хотите заручиться его поддержкой, справитесь сами.
Допустим, клиент ждет от вас документы. Договор готов, но бухгалтер должен его подписать, юрист – проверить, а секретарь – отправить с курьером. Участники задачи: вы, бухгалтер, юрист и секретарь. Руководителя отдела продаж и генерального директора пока не отвлекайте.
Иногда сотрудник хочет ускорить работу и добавляет в задачу генерального директора. Этим он сам себя дискредитирует: вместо того чтобы учиться договариваться с коллегами, он давит авторитетом директора.
Еще ситуация. Вы арт-директор компании. Дизайнер нарисовал макет для страницы сайта. Не добавляйте больше никого в эту задачу. Вы арт-директор, значит, решение за вами.