Кроме того, глядя на бумажные материалы, мы скорее вспоминаем об информации, отношениях, перспективах, чем когда видим это на экране монитора. Я лично знаком со многими людьми, поклонниками цифровых технологий, которые вернулись к блокнотам и бумажным системам планирования, потому что их проще использовать для координации мыслительного процесса и напоминаний. Очень часто я распечатываю документы по определенным темам, проектам, людям и храню их в папках, чтобы иметь возможность взять с собой на встречу или использовать для литературной работы. Несмотря на то что большая часть этих бумаг затем отправится в мусорную корзину, а обновленная информация вновь будет переведена в электронную форму, физические материалы на этой промежуточной стадии выполняют ту функцию, обеспечить которую не способен ни один компьютер.
Несомненно, цифровые технологии продолжат развиваться, что будет в значительной мере способствовать поддержке процессов мышления, планирования, принятия решений так, как этого не смогут сделать нетехнологичные материалы. Тем не менее, пока ручкам, блокнотам, самоклеящимся листкам, бумажным папкам и печатным документам не нашли лучшей замены, они будут играть определенную роль в вашей комплексной персональной системе управления[49].
В моей практике ни разу не встретился идеальный инструмент для управления проектами, который подходил бы всем. Множество приложений, которые, как заявляется, выполняют эту функцию, либо избыточны, либо слишком просты для того, что требуется большинству из нас. И я уже отмечал, что никогда не видел двух проектов, нуждавшихся в одинаковой степени детализации и структурирования для управления ими. Таким образом, довольно сложно создать единое приложение, которое устроило бы большинство людей. Остальным обычно удобно пользоваться отдельными элементами приложений.
Существует множество различных полезных цифровых инструментов. Большинство специалистов владеют текстовыми редакторами, программами для работы с таблицами и для создания презентаций. Любые программные средства могут оптимальным способом структурировать планы по проекту или части проекта, особенно после прохождения этапов определения миссии, видения и проведения мозгового штурма.
Наиболее полезными для неформального планирования и мозгового штурма представляются два типа приложений: для создания ассоциативных карт (mind-mapping) и для структурирования. Лично я практически во всех своих проектах использую первое. Это помогает сконцентрироваться во время мозгового штурма и собрать все спонтанные мысли по проекту по мере их возникновения. В большинстве случаев мне вполне достаточно ассоциативной карты, которая получается в результате, чтобы чувствовать, что проект находится у меня под контролем, и быть спокойным по этому поводу.