. Это и есть наша цель в конце каждого дня – найти баланс, прийти к состоянию покоя и начать следующий день сразу с того места, с какого вы хотели.
«Ноль во входящих». Папка для входящих сообщений в вашей электронной почте – это не список дел, для него существуют специальные предложения. И по крайней мере раз в день нужно добиваться, чтобы в ней не было новых писем.
Если там лежат 10 писем, которые вы уже прочли и на которые собираетесь ответить завтра, – это вовсе не ноль. Я подразумеваю полное отсутствие новых сообщений, поскольку все, пришедшие за последние сутки, уже обработаны.
Если ваши входящие вышли из-под контроля, концепция «Ноль во входящих», которую создал эксперт по продуктивности Мерлин Манн, позволит разобраться с этим раз и навсегда.
Во-первых, выделите один блок времени (или больше, если требуется) на полную расчистку папки входящих. Во-вторых, каждый день выделяйте время на обработку всех сообщений.
Как обрабатывать электронную почту:
1. Сотрите или разложите по папкам спам, ненужные сообщения и письма, на которые не надо отвечать.
2. Ответьте на сообщения, требующие моментального или умеренно быстрого ответа, а потом сотрите их или переложите в соответствующую папку.
3. Если для ответа на сообщение требуется приложить усилия, навести справки или выполнить некоторые задачи, напишите отправителю и сообщите, когда вы дадите полный ответ. Потом запланируйте эту задачу в приложении для управления проектами и сохраните сообщение в отдельной папке.
4. Повторяйте первые три шага снова и снова, пока папка для входящих сообщений не очистится.
Как не копить сообщения в папке входящих:
1. Отпишитесь от всех рассылок, которые не являются необходимыми.
2. Расскажите коллегам, что «Ноль во входящих» – ваш приоритет. Лучше всего, если этого правила будут придерживаться все, потому что в таком случае ненужных сообщений просто станет меньше.
3. Выделите время, когда вы каждый день будете работать с электронной почтой. Раз в сутки обязательно добивайтесь, чтобы папка входящих была пустой.
4. Если вы не успели, выделите себе блок времени, чтобы разобраться с необработанными письмами.
Если у вас так много сообщений, что вы не справляетесь сами, подумайте о возможности изменить рабочий график, чтобы вам хватало времени, или даже нанять ассистента, который будет фильтровать и обрабатывать почту за вас.
Быстрый и эффективный обмен сообщениями крайне важен для повышения продуктивности. Взяв на вооружение «Ноль во входящих», вы увидите, что задачи и проекты будут осуществляться гораздо быстрее, не говоря уже об уважении тех, кто с вами взаимодействует.