База контактов в бумажном виде
Если вы ведете свои контакты на материальных носителях, то удобнее их сортировать по алфавиту. При этом делать пометки цветом или каким-то символом о компетенции человека. Например, зеленый кружок – специалист по маркетингу, звездочка – силовик, красный цвет – политик, треугольник – журналист и т. д. У одного человека может быть несколько компетенций. В случае изменения компетенций можно дописывать новые. Убирать старые не советую. Не забывайте, что у человека, который проработал в определенной сфере какое-то время, есть профессиональный опыт и связи в этой области. Следовательно, он по-прежнему ценен как консультант или как мостик к новым знакомым.
Электронные базы контактов и CRM
Преимущество электронных баз контактов состоит в возможности автоматического поиска нужного вам человека путем использования встроенных функций группировки и сортировки. Самое простое – создать таблицу в Excel или Numbers. Колонкам присвоить заголовки: имя, фамилия, дата рождения, компания, сайт, e-mail, телефон, должность, компетенция (сфера деятельности), город, хобби и другие данные, которые бы вы хотели знать о человеке.
Например, когда я отправляюсь для проведения тренинга в другой город, то группирую свои контакты по месту проживания. Таким образом, у меня появляется список контактов, с которыми я могу встретиться во время командировки.
В Outlook и других специализированных программах можно настроить оповещения о важных датах. Например, о дне рождения человека.
Наиболее удобна в использовании CRM-система.
CRM (сокращение от англ. Customer Relationship Management) – программа для автоматизации хранения, анализа и обработки различных взаимодействий с клиентами, партнерами и другими бизнес-контактами.
Это программное обеспечение позволяет не только внести все данные о контакте, но и добавить его фото, а также прикреплять различные электронные стикеры-заметки, аудиозапись разговоров, почтовую переписку.
Когда вам понадобится в очередной раз связаться с человеком, достаточно только заглянуть в свою CRM и просмотреть всю историю вашего знакомства и общения.
Еще одним плюсом CRM-систем является наличие облачного хранилища, что позволяет вам иметь доступ к своей базе данных с любого компьютера.
Каждого нового знакомого обязательно включайте в базу своих контактов. Для быстроты можно воспользоваться специальной программой-сканером для визитных карточек или внести необходимые данные вручную.
Не откладывайте занесение новых контактов в базу. Приучите себя делать это в тот же день, когда познакомились с человеком. Иначе это превратится в снежный ком или вы кого-то забудете записать.