Традиционное представление об управлении временем исходит из того, что у всех в распоряжении одно и то же количество времени, но одни могут успевать больше других. Они и есть наиболее эффективные.
В наши дни ключ к реальной эффективности кроется не в том, чтобы успевать как можно больше, а в том, чтобы заниматься правильными, главными вещами и делать это как можно качественнее. Речь идет не о том, чтобы делать больше с меньшими затратами, а о том, чтобы заниматься меньшим числом вещей. Это означает концентрацию внимания и энергии на небольшом числе приоритетных дел, которые действительно значимы и выполнение которых важно среди неизбежных мелочей нашей жизни.
Далее в этой главе вы познакомитесь с основными принципами и процессами планирования дел из квадрата 2 – планирования, позволяющего выполнять действительно важные дела.
Незаменимый инструмент поддержки планирования: Перечень главных задач
Прежде чем приступать к рассмотрению процесса планирования дел из квадрата 2, необходимо познакомиться с важнейшим инструментом поддержки планирования – перечнем главных задач.
У вас уже есть перечень задач? У вас их даже два? Или, как большинство людей, вы записываете важные задачи на том, что оказалось под рукой, запихиваете записку в сумку и надеетесь, что потом найдете ее? (Будьте честными!) В каком, на ваш взгляд, квадрате вы находитесь, когда ищите важную информацию в бесконечных перечнях или на клочках бумаги, свалившихся под стол?
В XXI в. перечень главных задач является одним из важнейших инструментов, обеспечивающих концентрацию внимания на квадрате 2. При правильном использовании такой перечень действует как дополнительный фильтр для отсеивания и организации входящих задач и помогает не отвлекаться от приоритетов.
Назначение перечня главных задач – создание единой надежной системы слежения, позволяющей не забивать задачами голову и перестать беспокоиться о них. Затем, когда вы приступите к планированию дел из квадрата 2, можно обращаться к перечню в уверенности, что в него включены все важные вещи, о которых следует думать.
Базовое правило использования перечня главных задач заключается в следующем: если вам попадается то, что, возможно, необходимо сделать, вы либо отбрасываете это, либо включаете в перечень, но никогда не держите в голове. Иными словами, вы сразу же, опираясь на свое видение, решаете, что делать, и не загружаете ограниченную кратковременную память. Матрица управления временем помогает принимать такие решения. Вот как это работает:
• Задачи из квадратов 3 и 4 отбрасываются.