Например, можно настроить правила так, чтобы автоматически:
• Удалять спам, который пробился через соответствующие фильтры.
• Удалять несущественные электронные письма, которые вас не касаются.
• Определять список адресов, в которые направляются копии писем, и выбирать функцию «Ответить всем».
• Выделять письма таких людей, как руководитель, супруга, ключевые члены команды и т. д.
• Перемещать ключевые документы, отраслевые журналы и т. п. в специальные папки для последующего изучения.
• Перемещать несрочные письма от определенных групп людей (например, незнакомых) в специальную папку для последующего изучения.
• Пересылать определенные электронные письма, например отчеты, другим адресатам.
• Настроить функцию автоматического ответа определенным отправителям для уведомления их о том, что вас нет на месте, или о сроке вашего ответа.
• Помещать копии определенных писем в несколько папок.
Конечно, не следует забывать о корпоративном порядке обработки и удаления электронных писем. Однако, уделив некоторое время из квадрата 2 на выработку правил, вы впоследствии сэкономите тысячи часов. Скажем, вы получаете 100 электронных писем в день. Сколько среди них важных? Предположим, что:
• Три десятка (30 %) очень важны и требуют немедленного внимания.
• Четыре десятка (40 %) важны, но не требуют немедленных действий (отчеты, рассылки, сообщения о состоянии проекта и т. д.).
• Три десятка (30 %) – поглотители времени и не нужны вам (спам и прочие несущественные послания).
Предположим также, что на принятие решения о том, как поступить с каждым из писем, вам нужно в среднем 15 секунд. Это означает, что вы тратите 25 минут каждый день только на сортировку почты. В итоге за пятидневную рабочую неделю выходит более двух часов.
Но вернемся к реальности. Фактически, глядя на каждое письмо, вы загружаете мозг вопросами, читаете и перечитываете, а иногда отвечаете. Нередко вы переходите к следующему письму, отодвигая принятие решения и/или действия по предыдущему. В результате со временем ящик переполняется письмами, ожидающими решения или действия, и становится источником стресса.
Введение правил, позволяющих безжалостно отсекать 30 % писем, которые не имеют значения для вас, автоматически управлять 40 % важных, но не срочных писем и выделять 30 % действительно важных писем, дает возможность изменить работу с электронной почтой.
Прежде всего вы перестанете видеть значительную часть писем в результате их автоматического удаления или архивирования. Это позволит высвободить немалую долю тех двух часов в неделю, что раньше уходили на простую сортировку почты.