Вы также сможете быстро переключать внимание на сообщения, которые, скорее всего, важны, поскольку установленные правила помогут легко идентифицировать их.
Один из наших клиентов рассказал, что после применения базового приема 1 при работе с электронной почтой он отправился в отпуск на несколько дней и перестал заглядывать в ящик. Вернувшись на рабочее место, он сел за компьютер и, затаив дыхание, открыл почтовую программу и нажал на кнопку «Получить». То, что случилось потом, стало для него неожиданностью. В папке «Входящие» появились 300 писем, и тут же 80 из них исчезли благодаря установленным правилам. На разбор этих 80 сообщений могла бы уйти куча времени, но принятые ранее решения избавили его от лишней траты ментальной энергии. Так наш клиент получил возможность посвятить свое внимание тому, что было действительно важным.
Мы рекомендуем выделить для проверки электронной почты в течение дня блок времени, т. е. создать временную зону квадрата 2. Это позволяет проверять почту раз в пару часов, а не каждые две минуты. Исследования показывают, что с каждым отвлечением от работы нужно все больше и больше времени для включения в нее. Следуя нашей рекомендации, вы сможете сконцентрироваться на работе, а когда наступает естественный перерыв, проверять, не пришло ли что-либо важное, вместо того чтобы отвлекаться на каждое из трех десятков писем в процессе работы.
Не все могут создавать временные зоны для работы с электронной почтой. Некоторые считают, что «если я понадобился боссу, значит я ему действительно нужен». Большинство устройств и программ позволяют выделять сообщения тех, кому необходимо ответить. Как вы предпочитаете выделять письма босса, супруги или делового партнера – цветом, звуковым сигналом или большим ярлыком? Создайте такое правило и сможете полностью сконцентрироваться на текущей работе, не опасаясь, что пропустите сообщение от важного для вас человека.
Не гонитесь за количеством людей в списке приоритетов. Выберите двух-трех, которым действительно нужно отвечать без промедления. В противном случае вы получите хаос звонков и сигналов и снова будете отвлекаться и прерываться.
Подумайте, насколько полно вы используете возможности своей почтовой программы, чтобы побеждать без битвы. Можете оказаться, что:
• У вас нет никаких правил, и вы даже не знали, что их можно установить.
• Вы установили несколько правил и больше их не обновляли.
• Вы установили несколько правил, но понимаете, что можно автоматизировать обработку значительно большего количества писем.