Важное значение имеет вступительный доклад — он должен заинтересовать слушателей, сосредоточить их внимание на повестке дня и вызвать плодотворную дискуссию.
Люди, приходящие с опозданием и уходящие до окончания собрания, нарушают порядок и проявляют недисциплинированность, бесцеремонность и неуважение по отношению к остальным участникам. Бывает, что доклад или выступление не представляет интереса для всех, но недопустимо, чтобы они проявляли свою индифферентность громким позевыванием, ворчанием, язвительными замечаниями или разговорами в небольшом кружке. Вполне понятно, что людям бывает томительно сидеть на плохо подготовленном собрании, жалко потерянного времени, но все же нельзя вынимать газету, книгу или какие-нибудь писания и погружаться в чтение, пока идет заседание. Есть и такие люди, которые, закрыв глаза, успевают вздремнуть. Им лучше бы принять участие в дискуссии, оживить ее или просить о сокращении повестки дня.
В непроветренном, накуренном, плохо освещенном помещении люди быстро устают. Многие это уже поняли, и потому на собраниях не курят. Делаются перерывы для курения, во время которых помещение проветривается. Прогулявшись по коридору, люди возвращаются на свои места для продолжения заседания.
Собрания иногда очень затягиваются из-за недисциплинированности участников дискуссий, которые не знают, когда пора остановиться. Увлеченные своим ораторством они забывают, что и другие имеют право взять слово. Прерывать говорящего, поднимать его на смех, отпуская колкие замечания, совершенно непозволительно. Передовые люди всегда стараются передать на собрании свой опыт, свей знания всему коллективу, а также проверить правильность своих взглядов.
То, что собрание длилось несколько часов, еще не значит, что оно прошло успешно. Многое зависит от организационных способностей людей, ведущих собрание.
Но раз навсегда определить, сколько времени должно продолжаться собрание, конечно, нельзя. Бывает, что при обширной повестке дня и большом значении принятых постановлений собрание продолжается сравнительно недолго. Это ясно показывает, что организаторы тщательно подготовили его: до мельчайших подробностей обдумали все пункты повестки дня, чтобы дать возможность участникам внимательно следить за докладами и обсуждением различных вопросов, активно принимать участие в решении важных дел.
Цель собрания будет достигнута, если участники разойдутся с сознанием успешно выполненной работы, дающей импульс к дальнейшей плодотворной деятельности.