Выражайте благодарность. Исследования показали, что люди с большей вероятностью будут помогать вам (и другим), если их поблагодарить. Благодарность имеет большое значение, обращаетесь ли вы к коллеге по поводу сроков завершения работы или просите о помощи незнакомого человека. Благодарите за приложенные усилия, за то, что адресат откликнулся на вашу просьбу, за то, что потратил небольшую часть драгоценного времени и сил на ваше письмо. Высокая оценка мотивирует гораздо лучше, чем обязательство.
Мне, конечно, известно, что мир состоит не только из солнечного света и улыбок – иногда одного дружелюбия бывает недостаточно. В электронных письмах я всегда советую поддерживать благожелательность, хорошее настроение и выражать благодарность, но в некоторых случаях требуется проявить твердость. В сложных ситуациях – а еще лучше до того, как они возникнут, – можно обратиться к разделу «Шпаргалки» в конце книги, где приведены самые разные советы: как критиковать и отказывать, как отвечать рассерженным клиентам или добиваться оплаты. Как ни удивительно, в большинстве случаев добиться нужного результата относительно легко, если правильно выбрать слова.
Проверка стиля
♦ Избегайте повелительного наклонения. (Ой!)
♦ Старайтесь не отвечать слишком кратко и равнодушно.
♦ Подчеркните преимущества своего предложения.
♦ Представьте контекст и информируйте о прогрессе.
♦ Выразите энтузиазм и серьезность намерений.
♦ Адресат должен почувствовать себя уникальным и особенным.
♦ Признайте занятость получателя.
♦ Выражайте благодарность.
Не быть идиотом
Базовый уровень этикета при использовании электронной почты – это не напортачить. Мелочей тут нет: неправильно написанное имя или грамматически некорректное предложение могут стать причиной удаления вашего письма из ящика входящих сообщений. Подобные ошибки характеризуют вас как невнимательного и непрофессионального человека. И люди склонны вас игнорировать.
Еще один уровень ошибок, который может разрушить отношения: под влиянием раздражения или усталости вы отправляете письмо не тому адресату или пишете необдуманное сообщение. Получатель возмущается, и вы тратите остаток дня на то, чтобы возместить причиненный ущерб. Ниже приводятся несколько правил – некоторые я усвоила на горьком опыте, – которые помогут поддерживать добрые отношения со всеми адресатами и избежать досадных промахов.
Подумайте, уместно ли в данном случае электронное письмо. Да, этот аспект уже рассматривался, однако он настолько важен, что я обращаюсь к нему снова. Эффективность использования электронной почты зависит от сознательного и обдуманного отклика. Если кто-то обратился к вам посредством электронной почты, это не значит, что отвечать ему тоже нужно электронным письмом. Сначала задумайтесь, какова ваша цель. Электронная почта прекрасно подходит для планирования, краткой информации и запросов, для обращения к незнакомым людям и для одностороннего взаимодействия с большими группами. В то же время электронная почта – негодное средство для мозгового штурма, дискуссии, деликатных разговоров или для принятия сложных решений с привлечением большого количества людей. Если вам кажется, что электронная почта – не лучшее средство для ответа, доверьтесь своей интуиции и выберите более подходящий вариант.