E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике (Глей) - страница 37
Спрашивайте разрешения, прежде чем кого-то рекомендовать. Электронная почта часто используется для рекомендаций. Допустим, вы знакомы с человеком, к которому я хочу обратиться с предложением, и я прошу вас помочь нам связаться. А как насчет того человека? Хочет ли он этого? Может, он с головой погружен в сложный проект или настолько занят, что у него просто нет времени на новые предложения? Вы этого не узнаете, если не спросите. Вот почему всегда полезно убедиться, что обе стороны разрешили представить их друг другу. Так вы не поставите человека в неловкое положение, передав еще один нежелательный запрос. Кроме того, так вы избежите риска испортить с ним отношения, пусть и нечаянно.
Пишите адрес электронной почты получателя только после составления черновика письма. Это вроде бы противоречит интуиции, поскольку обычно мы начинаем письмо с адреса получателя. К сожалению, при этом очень легко одним случайным кликом мыши отправить сообщение раньше, чем требуется. Если вы сочиняете сложное письмо, такая ошибка позволит вашему адресату заглянуть за кулисы вашего мыслительного процесса, что может быть нежелательно. Или он получит черновик сообщения, который выглядит непрофессионально. Если вы пишете адрес после того, как отредактировали текст, то исключаете возможность отправить письмо раньше времени, поставив себя в неловкое положение.
Активно «обрезайте» электронную переписку. Если вы цените чужое время, то постараетесь по возможности избавиться от «информационного мусора». Это означает, что не следует использовать функцию «ответить всем». Следует регулярно очищать строку «копия» в своих сообщениях: оставьте только важных участников дискуссии и удалите всех лишних. Вежливый способ вывести кого-либо из переписки – переместить его из категории «копия» в категорию «скрытая копия», указав в самом начале письма: «Я перемещаю Энди в “скрытую копию”». Теперь Энди не будет получать следующие сообщения рассылки, но будет знать, что был сознательно исключен, а не случайно забыт. И если он недоволен таким положением дел, то у него есть возможность заявить об этом.
Когда сомневаетесь, остановитесь на минуту и соберитесь с мыслями. Поспешность – верный способ выставить себя идиотом.
Не отправляйте писем, когда вы сердитесь, голодны или устали. Если вы много работаете, то, наверное, довольно часто пребываете в одном из перечисленных выше состояний. В таком состоянии мы часто испытываем искушение отправить письмо – особенно когда сердимся. Но вы обязательно – подчеркиваю: обязательно