Правильно
Что делать, если вам необходимо получить бесплатную замену бракованного товара? Обратитесь в ближайший офис. Вам помогут в любом из наших офисов, даже если вы приобрели товар не в том офисе, куда хотите обратиться.
Избегайте набора букв
Читателей утомляют сокращения, особенно те, с которыми они незнакомы. Поэтому используйте их разумно. Возможно, удобно использовать аббревиатуры вроде COGS вместо слова «себестоимость». Если вы также будете походя употреблять сокращения вроде АВС (расчет себестоимости по видам деятельности), EBITDA (объем прибыли до вычета расходов по уплате налогов, процентов и начисленной амортизации) и VBM (менеджмент, ориентированный на стоимость), бухгалтеры вас прекрасно поймут, но при этом вы потеряете всех остальных читателей. И в этом нет ничего удивительного. Люди не захотят вникать в ваш мудреный язык, чтобы уловить мысль.
Наверняка у вас был подобный читательский опыт. Вы сталкиваетесь с аббревиатурой (причем если вам особенно не повезло, то с длинной) и не видите никакой связи между ней и тем, что уже прочли в документе или статье. Вы вновь просматриваете уже прочтенный текст, надеясь найти первое упоминание этого сокращения или слов, которые могут его образовывать. К тому времени, как вы находите то, что искали (или прекращаете безуспешные попытки это сделать), вы уже полностью потеряли ход мысли автора. Никогда не ставьте своих читателей в подобное положение.
Старайтесь писать термины полностью. Аббревиатуры облегчают письмо, но усложняют чтение. Экономя свое время, вы создаете дополнительные трудности получателю сообщения.
РЕЗЮМЕ
• Не злоупотребляйте местоимением «я». Вместо этого используйте слова «мы», «наш», «вы» и «ваш», чтобы внести личную нотку и произвести благоприятное впечатление на адресата.
• Для того чтобы написанное вами было более ясным и четким, чаще используйте действительный залог, если только страдательный в данном контексте не звучит более естественно.
• Варьируйте длину и структуру предложений.
• Облегчайте задачу читателю, по возможности избегая сокращений.
Глава 17
Выбирайте правильный тон
Выбрать нужный тон не так просто – но чрезвычайно важно для подготовки эффективного делового документа. Если вы производите впечатление доброжелательного и профессионального человека, у людей будет желание с вами сотрудничать и отвечать вам, поэтому придерживайтесь непринужденного тона, как будто бы вы беседуете с получателем вашего документа лично.
Избегайте чрезмерной официальности
Что вы думаете о коллегах, которые говорят или пишут: «Какое содействие я мог бы вам оказать?» вместо «Чем я могу вам помочь?» или «По окончании нашей беседы» вместо «После того как мы поговорили». Разве они не производят на вас впечатления напыщенных и высокомерных людей, если предпочитают простым повседневным словам громоздкие формальные выражения? Чрезмерная официальность вредит вашему стилю. Пишите проще и добавляйте личную нотку, используя следующие методы: