Эффективные письменные деловые коммуникации (Гарнер) - страница 42

Рекомендации по написанию ясных и убедительных писем

• Сосредоточьтесь на своем читателе. Старайтесь не начинать со слова «я»; если возможно, выражайте свою мысль с использованием местоимения «вы» («Вы были так любезны…», «Возможно, вас заинтересует» и тому подобные выражения). Пусть адресат остается на первом плане, поскольку – нравится вам это или нет – именно это поможет вам удержать его интерес. Не «Я решил написать вам несколько слов о том, что я действительно на прошлой неделе прекрасно провел время у вас в гостях», а «Каким замечательным хозяином вы показали себя на прошлой неделе».

• Пишите то, что действительно важно. Старайтесь сделать так, чтобы ваше сообщение было кратким и содержательным, не толките воду в ступе. Не «Я надеюсь, что на момент получения этого письма вы будете преуспевать в делах, у вас будет все прекрасно в личной жизни и вы будете продолжать расширять свой кругозор, что принесет вам чувство глубокого удовлетворения и успех во всех ваших начинаниях», а «Я надеюсь, что вы, ваши родственники и друзья прекрасно провели время на прошлой неделе в Мэнитон-Спрингс, о чем вы так увлекательно рассказывали».

• Избегайте уклончивости и двусмысленности. Не «Мы с сожалением сообщаем, что в настоящее время не собираемся расширять штат сотрудников», а «К сожалению, сейчас у нас нет вакансий».

Люди часто перегружают свои письма – обильно украшая их громоздкими, многословными выражениями, – когда сама суть письма вызывает у них неловкость. Давайте проанализируем разницу между двумя приведенными ниже примерами. Первый из них – это приветственное письмо управляющего гостиницы клиентам; второй – то же письмо в моей редакции.