Склонность относиться к написанному чересчур серьезно
Текст передает нам только содержание, но не эмоции. Многие склонные к размышлениям Интро любят «вчитываться» в текст и придавать ему чересчур большое значение: не окажется ли ответ намного короче письма? Это может быть связано с соблюдением дистанции при общении. Возможно ли после того, как в письме к вам обратились «многоуважаемый господин Майер», написать в ответ «как у вас дела, госпожа Мюллер?» Это будет недостаточно уважительно.
Формулы приветствия могут играть очень большую роль, особенно если в письме содержится мало информации, они говорят о вашем отношении и уважении к человеку. Неуместные формулы приветствия могут привести к недоразумениям и недопониманию, поскольку получатель вчитывается в текст, и всякая другая информация у него отсутствует. При этом невозможно сгладить ситуацию, потому что контакт с отправителем непрямой (например, вы не можете обменяться жестами приветствия).
В общем и целом можно сделать вывод: не придавайте электронному тексту чрезмерно большого значения. Электронные сообщения обычно формулируют как устные высказывания – быстро, спонтанно, особо не задумываясь при формулировке.
Однако, несмотря на все это, для многих интровертов электронная почта более приятный выбор, чем телефон. Вы всегда можете пользоваться электронной почтой, если ситуация подходит для такого средства общения. При этом она не может и не должна заменять вам личное общение с начальниками, сотрудниками и коллегами. Поэтому не стоит прибегать к электронному посланию только для того, чтобы избежать общения с коллегами в личной форме и по телефону.
Ниже представлены стратегии правильного общения по электронной почте.
Электронная почта: оптимальное использование
Отправляйте электронное сообщение, если:
…если вам нужна точная информация о чем-либо: например о договорной стоимости, о конкретном времени или о распределении работы в проекте. Это может быть дополнительной информацией, например к телефонному разговору, когда вы хотите уточнить для себя то, о чем уже договорились.
…если вы устали и ситуация допускает как телефонный звонок, так и электронное сообщение.
…если вы собираетесь организовать встречу или прием и хотите быть уверенным, что все участники об этом знают. Дополнительный плюс: одинаковое сообщение по электронной почте можно отправить сразу многим собеседникам, при этом с текстом письма можно отправить небольшие документы, например повестку дня – лучше всего прямо с текстом электронного сообщения.
…если вы имеете дело с незнакомым собеседником и не знаете, каков он или она в устном общении. Это придаст вам уверенности (у вас будет время на размышление!) и не отнимет много энергии.