• Помечайте их значком, если вам необходимо использовать их или внести в свой календарь. Если входящее сообщение предполагает ответ или другое действие, но вы еще не готовы к нему, используйте специальные значки в приложении. Они помогут найти сообщение, когда оно понадобится, но на какое-то время вы сможете просто выключить его из своей памяти.
3.-Используйте электронную почту только для обмена информацией. Она не приспособлена для эмоциональных посланий. Если вам необходимо пожурить или даже уволить кого-то, снимите трубку или встретьтесь с человеком лично. Даже поощрение лучше доводить до коллеги в письменном виде или в ходе личной встречи. Готовясь отправить электронное письмо, сделайте паузу и подумайте: «А это действительно лучший способ связи?»
Недавнее исследование, проведенное учеными из Лондонского университета, показало, что при постоянных разговорах по телефону, отправке электронных сообщений и СМС коэффициент интеллекта (IQ) падает на 10 процентов. Это все равно что не спать всю ночь.
Недостаточно быть просто занятым. Вопрос в том: чем вы заняты[15].
Генри Торо[16]
Совет № 14
Телефонные привычки
Как и электронная почта, телефон – замечательное техническое средство для быстрой связи с абонентом, если пользоваться им правильно. У всех в сутках 24 часа, поэтому не стоит тратить время попусту на долгие телефонные разговоры с торговыми агентами или обсуждение погоды со знакомыми.
Ниже показаны несколько действенных способов эффективного использования телефона.
• Планируйте свои разговоры. Перед тем как набрать номер, в течение нескольких секунд обдумайте, что вы хотите обсудить. Есть ли вопросы, требующие обсуждения или решения? Если да, то запишите их на стикере или листочке бумаги. Ведь может случиться так, что вам еще не раз придется вернуться к ним в ходе последующих разговоров.
• Говорите по существу. Если вы действительно хотите сократить время телефонных разговоров или говорить только по существу, купите небольшой кухонный таймер и поставьте его рядом с аппаратом. Каждый раз, когда вы пользуетесь телефоном, включайте таймер. Цифры заставят вас быстрее добираться в разговоре до сути. Помните, что телефонный разговор, по существу, показывает уважение к собеседникам. А людям нужны дружелюбие и уважение.
• Классифицируйте звонки знакомых по степени их важности. Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то важное. Особенно когда вы работаете над сложным проектом. Воспитывайте в себе привычку договариваться о важных звонках.
• Оставляйте краткие и четкие сообщения на автоответчике.