Правильное использование шаблонов поможет вам сэкономить до 10 часов рабочего времени в неделю.
Попробуй еще. И снова проиграй. Но проиграй УМНЕЕ.
Сэмюэл Беккет, Worstward Ho[21]
Совет № 20
Азбука планирования
Независимо от того, составляете ли вы свои ближайшие планы на бумаге или в электронном виде (например, используя программу Microsoft Notebook Layout), вам будет полезно знать азбучные правила планирования.
Например, пункты моих планов, которые я обычно храню в записной книжке, подразделяются на четыре категории. Обычно эти пункты я записываю на стикерах. Прежде всего это СВД (см. совет № 2). Обычно я составляю его в спокойные утренние часы. Далее я распределяю дела по категориям.
• Категория А. Дела, которые должны быть завершены сегодня. Каждый пункт вычеркивается по мере его выполнения. Если у меня остается время, то я занимаюсь пунктами категории Б.
• Категория Б. Эти дела должны быть сделаны в ближайшее время, но не обязательно сегодня; важные, но не первоочередные. Например, скоро истекает срок действия моего загранпаспорта. У меня уже запланирована зарубежная поездка, и нужно получать новый паспорт, но не обязательно именно сегодня.
• Категория В. Это дела, которые предстоит сделать в будущем, но пока не безотлагательные. Например, я планирую приобрести новый навык, скажем быстрого чтения, или арендовать новое помещение под офис. Когда-нибудь эти задачи встанут в ряд приоритетных, но не в этом месяце и даже не в этом году. Сохраняя их в своей записной книжке, я время от времени получаю напоминания о них, но не перегружая память.
Хорошее случается, когда вы правильно расставляете приоритеты.
Скотт Каан[22]
Секрет продвижения вперед состоит в том, что надо начать двигаться.
Марк Твен[23]
Совет № 21
Делайте всё быстрее
И в бизнесе, и в личной жизни мы иногда упускаем очевидное. И больше всего это касается продуктивности. Растерявшись среди обилия всяких советов и методик, мы подчас забываем самое важное, от чего зависят результаты каждого нашего дня: от того, что мы должны делать всё быстрее.
Многие горько вздохнут и скажут: «Но мы и так работаем с максимальной интенсивностью и скоростью». А правда в том, что эти люди работают настолько интенсивно и настолько быстро, насколько им самим хочется. Их руководители могут относиться к этому иначе: считать, что их команды недостаточно эффективны. Посмотрим на этот вопрос как с точки зрения индивидуума, так и с точки зрения коллектива. Уверяю вас: вы найдете способы улучшения вашей работы!
Есть методики, которые позволяют сэкономить ценное время при выполнении каждодневных задач. Возможно, кто-то из ваших подчиненных нуждается в специальной тренировке, повышающей скорость чтения или печати на компьютере. Средние сотрудники офисов могут сэкономить до нескольких часов в неделю, приобретя навыки быстрого выполнения обычных задач.