Чтобы справиться с этой проблемой, я часто резервирую людские ресурсы, исходя из того, что каждый человек будет полноценно работать только 50% отведенного времени. Прежде чем вы отмахнетесь от этих глупостей и перейдете к следующему пункту, просто выслушайте меня. Давайте представим сотрудницу по имени Дотти [83]. Ее рабочая неделя — это сорок часов. Когда мы составляем расписание, велик соблазн заполнить работой все часы Дотти.
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
Но вы как менеджер должны учесть отпуск и больничные Дотти, а также время, которое она потратит на то, чтобы подменять людей, которые болеют или уехали в отпуск. Прибавьте к этому еженедельные рабочие совещания, ежемесячные совещания всей команды и прочие пожирающие время обязательства. Если сложить все вместе, то вы легко получите 20% всех рабочих часов Дотти.
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
● ● ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Лидеры и руководители так много волнуются по поводу возможных неудач, что очень редко думают, что они будут делать в случае успеха. И вот тут мы приходим к идее 50%. Когда вы планируете общие временные затраты на проект, исходите из того, что у Дотти есть на вас только двадцать часов.
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
Куда же делись оставшиеся двадцать часов? Они покрывают 20% времени, которое нужно оставить на встречи, отпуск и болезни, а также зазор для «плана на случай успеха». В него входят такие вещи, как планирование и реализация спецпроектов, взаимодействие и налаживание связей с аудиторией, работа над дополнительными материалами, решение проблем и даже обхаживание спонсоров, грантодателей и рекламодателей. А еще они могут потратить это время на то, чтобы просто посидеть, поглазеть в окно и придумать, как развивать/улучшать/менять проект, — вам, людям, которые все время куда-то несутся, торопятся и спешат, такие идеи даже не снились.
Когда я работал на NPR, я придумал концепцию, которая позволяла объединить продвижение программ всех наших партнерских радиостанций, а их много сотен. Проект получил название «Искра», имел большой успех и стал важным фактором роста NPR в последнее десятилетие. Как же родилась идея? Исключительно благодаря тому, что отменился двухдневный выездной семинар топ-менеджмента.
В моем календаре зияла двухдневная дыра, но по какой-то причине, точно уже не помню, в последний момент поездка отменилась, и у меня оказалось два совершенно свободных дня. В первое утро я пришел на работу, ответил на несколько писем и вопросов коллег, но довольно скоро заскучал. Я пялился на пустую белую доску и почему-то вдруг стал думать про продвижение разных программ. Вдруг я встал и начал чертить на доске схему продвижения. К середине дня, после множества стертых и переписанных вариантов, у меня стали вырисовываться базовые формулы процесса. Оставшееся до вечера время и весь следующий день я потратил на то, чтобы прописать детали, получить комментарии от коллег и исправить ошибки.