Не распыляйтесь. Система папок должна быть простой. Лучше всего, если все они будут названы одним-двумя понятными словами, на одном языке, и их суммарно будет не больше десятка. Почему такое число? Исследования доказали, что человеческий мозг в силах запомнить не более 5–7 объектов разом. Например, если вы захотите заказать больше пяти видов мороженого в кафе, придется сверяться с меню, чтобы ничего не забыть. Так же и с папками – когда перед глазами у нас от пяти до десяти крупных категорий, содержащих только файлы по определенной тематике, мы уже не думаем: «И куда я мог сохранить резюме?..» А целенаправленно лезем в папку с работой. Если же в документах лежит примерно сорок папок с разными названиями и еще десятка три бесхозных документов – вы подвисаете, начиная читать названия.
Еще пример – если у вас несколько разных увлечений, лучше сохранить их все в одну большую папку «Хобби». И уже внутри создать подпапки для каждого из них: «Макраме», «Кик-боксинг», «Итальянская философия». Таким образом, едва открыв документы, вы легко найдете, куда спрятали сочинения Фомы Аквинского или видеоролик по отработке базовых ударов в челюсть.
«Значит, так. В теории получается следующее. Новая мегапапка: «Светлое будущее». Мегапапка со всем, что было до этого: «Темное прошлое». Мои категории папок: библиотека, кинематограф, фотографии, личный архив, работа, музыка, подборки, творческие проекты, программы. Итого 9 штук. Хотела уложиться в 5–6 категорий, но не получилось. Основное место хранения у меня будет внешний жесткий диск, чтобы пользоваться одними и теми же документами и на ноутбуке, и на стационарном компьютере».
Зачем делать пустые папки? Вы можете не увидеть особого смысла в создании «пустого каркаса», если у вас есть относительно удобная структура, где совсем мало мусора. Но я рекомендую попробовать. Создание совершенно новой структуры, куда вы постепенно будете переносить документы, имеет психологический эффект.
Переложить документы из старых папок в новые с таким же названием – недолго. Но вы сразу увидите, какого порядка можно достичь, и вам это понравится. Это похоже на переезд в новую квартиру: в девственно-чистой комнате хочется добавить буквально пару предметов мебели. Старые папки невольно тянут за собой старые привычки. Если у вас уже есть хорошая удобная структура, выполнение заданий поможет вам сократить объем документов в 2–3 раза.
«У меня всегда все было четко по порядку, вплоть до того, что бардак у коллег видеть не мог, очень раздражало. Начал по вашему курсу вычищать документы. Поковырялся немного и бросил – решил, что это не мое, внешне вообще почти ничего не поменялось. Но как-то неудобно все-таки было. Психанул, написал в Word по памяти, что мне нужно, там же нарисовал простую блок-схему структуры файлов. Внезапно получилось раза в три меньше папок, чем у меня было. Создал пустые директории и начал туда понемногу переносить документы из старых мест. Понял, что было не так – однотипные файлы, для фото например (это мое хобби), лежали аж в трех разных местах. Собрал все в одну большую подпапку «Фотохобби». Что-то внезапно оказалось не нужно – на компьютере есть, в списке нет. Удалил без сожалений. Начать с нуля – отличная тактика».