— крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД — год окончания разработки);
— количество листов — для текстовых документов, фотоальбомов;
— примечания.
— …
— Сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования, а также отметки о наличии фонда пользования, страхового фонда, о рассекречивании документов, об их отнесении к категории особо ценных или уникальных вносятся в графу «Примечания».
К сожалению, пока в законодательно-нормативных документах, посвященных архивной области, этот вопрос не решен. Формально, описи должны содержать и количество страниц, и все отметки. Но нет механизма наказания архива за то, что описи не содержат существенные для пользователя сведения, поэтому ситуация, когда пользователь приехал в архив за 500 километров, заказал дела в пределах 1500 листов (по закону), и ничего не получил, типична. При этом самим пользователям писать что-то в описях запрещено, поэтому нельзя даже оставить пометку для следующих горемык о том, что документ не выдается, или об его листаже.
Все что можно предложить в данной ситуации — это писать жалобы и предложения о приведении описей в «рабочий» вид. Ссылайтесь на пункт «Правил…» приведенный выше. По крайней мере, количество листов и даты создания документов архив проставлять должен.
Так как текстовая форма документа не меняется с переводом его в электронный вид, или микрофильм, количество листов должно быть проставлено и для таких документов.
Приведу два примера того, как мы инициировали переработку описей.
В 2019 году мы обратили внимание что в описях фонда №26 «Барнаульское духовное правление» Государственного архива Алтайского края в большинстве заголовков дел отсутствуют сведения о названии церквей и населенных пунктов. Этот фонд содержит важные для многих исследователей метрические книги, брачные дела и исповедные росписи. Был отправлен запрос в архив с просьбой сообщить, стоит ли в плане переработка описи 1 фонда 26 и изменения заголовков дел №№487—779. В полученном ответе сообщалось, что такие работы на 2020 год не запланированы, но работы по совершенствованию описи или составлению дополнительных элементов научно-справочного аппарата будут включены в перспективный план работы на 2021 и последующие годы.
Еще один пример. Весной 2020 года по нашему обращению РГВИА начал переработку описей Военно-Учетного Архива (ВУА) Описи были составлены так, что у пользователя просто не было шанса с первого раза получить микрофильмированные документы из некоторых дел. Многочастные дела («дело ** часть 1», «дело ** часть 2» и т.д.) в описях не имели отметок о микрофильмировании, а заказ микрофильмированного дела без нужной отметки, приводил к гарантированному отказу в выдаче дела. Наше обращение было принято и признано справедливым замечанием.