Кроме научного описания и каталогизации, формирование НСА идет за счет подготовки справочных изданий (издано уже 11 выпусков путеводителя по фондам РГАЛИ), составления аннотаций и исторических справок на фонды и некоторых других, менее заметных для пользователя видов работ.
Насколько доступен НСА архива?
Уже много лет на сайте архива размещен электронный каталог, в котором можно осуществлять расширенный поиск по персонам, заголовкам, крайним датам документов и другим полям. В самом архиве также есть большой традиционный (карточный) каталог, в читальном зале без предварительного заказа доступны описи фондов и путеводители.
Вопрос, который всегда волнует исследователей и самих сотрудников, — насколько электронный каталог соответствует традиционному и какой из них полнее? Ответ, к сожалению, не в пользу современных информационно-поисковых систем: традиционный каталог — более полный, в частности, именно в него вливаются карточки, созданные в ходе целевой каталогизации фондов учреждений. В электронный каталог в силу особенностей программного обеспечения, на котором он функционирует, они не попадают, поэтому результаты поиска в двух этих каталогах отличаются.
Фактически, электронный каталог — это автоматизированный поиск по индексированным описям, на уровне заголовка дела. Результаты поиска в личных фондах в электронном и традиционном каталогах более приближены друг к другу, но все равно традиционный каталог (при условии параллельной работы с описями) надежнее. Есть и еще одна особенность электронного каталога: загрузка новых данных в него происходит раз в год, а новые описи фондов и карточки поступают в читальные залы и традиционный каталог на протяжении всего года, поэтому электронный каталог может отставать от текущего положения дел.
Таким образом, максимально возможные результаты достигаются только при использовании обоих каталогов (или описей и традиционного каталога). Именно так мы работаем над исполнением запросов и рекомендуем, по возможности, работать исследователям.
Какая польза от хорошего НСА?
Для исследователя польза от развитого научно-справочного аппарата архива и каталогизации документов очевидна: нужные сведения находятся быстрее, результативный поиск доступен даже для новичков. Это тем более заметно, когда читаешь отзывы исследователей о работе в РГАЛИ в профильных интернет-сообществах: кто-то в восторге от своих находок, а кто-то в унынии от сложности поиска.
Так, пользователь cichocki на известном форуме ВГД в сентябре 2020 г. пишет: «Архив императорских Театров находится в РГАЛИ. В документации у них бардак. Личные дела встречаются в самых неожиданных местах. Картотека бестолковая. Нужного человека не найдешь, если он, конечно, не Чехов. Остальные смертные не поименованы, даже если о них полно информации. Их надо искать интуитивно