Существует очень точная и эффективная последовательность действий при проведении собрания, которая описана в статье Л. Рона Хаббарда19:
• Руководитель приветствует участников собрания, необходимо сказать несколько слов, просто чтобы привлечь внимание участников.
• Руководитель рассказывает о проблемах, которые известны членам команды и которые были успешно решены на прошедшей неделе. Это действие необходимо, чтобы члены команды понимали, что руководители знают о существующих проблемах и что компания способна успешно справляться с проблемами.
• Руководители иногда допускают ошибку, они предлагают сотрудникам самим рассказать о решенных проблемах за неделю, обычно это затягивает собрание и часто приводит к снижению боевого духа членов команды.
• Руководитель отделения Построения, который отвечает за работу с персоналом, делает общие объявления:
• об изменениях в политике и правилах работы;
• о назначениях и перемещениях с поста на пост;
• представляет новых сотрудников.
• Каждый из руководителей отделений по очереди выходит вперед, так, чтобы его было хорошо видно участникам собрания, и:
• сообщает о выполнении плана за прошедшую неделю, называет основные выполненные и не выполненные задачи по его подразделению;
• демонстрирует участникам собрания графики главных статистик своего отделения, объявляет о положении дел в его подразделении за неделю;
• рассказывает о плане подразделения на следующую неделю, перечисляет приоритетные задачи и объявляет установленные на неделю квоты по основным статистикам;
• рассказывает самые важные новости о деятельности подразделения.
• Руководитель дает оценку деятельности каждого из подразделений, руководители которых выступали перед этим.
• Руководитель по подготовленному заранее отделением Построения списку производит вручение благодарностей, поощряет отличившихся за их успехи.
• Руководитель объявляет об основных приоритетах в деятельности и главных задачах плана всей компании на следующую неделю, напоминает об основной цели и замысле команды, а затем направляет сотрудников на рабочие места.
При проведении собрания очень важно обеспечить, чтобы доклады выступающих были энергичными и точными, чтобы все выступающие были подготовлены к собранию. Так как собрание проводится после того, как пройдут советы руководителей, то никакой особой подготовки не требуется. Важно только, чтобы руководители взяли с собой на собрание графики статистик своих подразделений, отчеты и планы. Ведущему собрания необходимо задавать темп, чтобы даже собрание проходило быстро, без лишних потерь времени.