Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 4.0 (Авторов) - страница 113

Согласно бережливому подходу к проектированию процессов, ничто не должно мешать потоку создания ценности или тормозить его.

Ниже приведены семь видов потерь из методологии бережливого производства. Выявить их помогает карта потока создания ценности.

Пакетная обработка приводит к потерям времени на ожидание позиций, оказавшихся в конце пакета, и к избыточным запасам. Уменьшая размер пакетов, вы делаете поток процесса более плавным. Идеал – пакет из одной штуки и обработка в реальном времени.

Выясните, что может вызывать разочарование на каждом из этапов процесса. Если члены команды на каком-то этапе недовольны отсутствующей или неполной информацией, донесите эту обеспокоенность до предшествующих этапов.

Есть два способа добиться этого. Если процесс рутинный и несложный, то надо научить исполнителей этапов выше по потоку собирать информацию о потребностях исполнителей следующего этапа, предоставив им для этого шаблоны. Однако в сложных процессах и в процессах, подверженных частым изменениям, этот подход не работает. В этом случае в ходе перепроектирования необходимо доносить потребности вверх по потоку, к непосредственному источнику информации.

Обращайтесь к этому принципу, если в ходе процесса одни и те же данные вводятся больше одного раза. Обеспечьте общий доступ к единому источнику данных, искореняйте дублирование, повторный ввод и сверку данных. На основе этого принципа спроектированы системы ERP. Ясность в процессах должна предшествовать внедрению ERP.

Важность этого принципа иллюстрирует игра в «испорченный телефон». В эстафетной гонке принцип минимального числа участников иллюстрируется случаями, когда медленная команда обыгрывает более быструю, потому что у той возникают проблемы с передачей эстафетной палочки. (Во время Олимпиады-2004 и мужская, и женская эстафетные команды США не стали чемпионами из-за проблем с передачей эстафетной палочки.)

Воспринимайте передачу ответственности и информации как передачу эстафетной палочки или сообщения в «испорченном телефоне». Каждая такая передача представляет собой потенциальную ошибку. Устранение передач эстафетной палочки в ходе процесса исключает возможность ошибки. Распространяйте область ответственности сотрудника вверх и вниз по потоку, чтобы работа дольше оставалась на нем. Такое расширение зоны ответственности зачастую требует обучения смежным областям и изменения системы вознаграждения для поощрения новых знаний и навыков. Кросс-функциональное обучение дает ряд преимуществ.